Review of Air Passenger Targeting by the Canada Border Services Agency (CBSA): Government Responses
Examen du ciblage des passagers aériens par l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)
Réponses du Gouvernement
Recommandation 1 de l'OSSNR : L’OSSNR recommande à l’ASFC de documenter ses pratiques de triage d’une manière qui permette de vérifier efficacement si toutes les décisions de triage sont conformes aux restrictions légales et réglementaires.
Réponse du GC : D’accord. L’ASFC procédera à un examen de ses pratiques de triage aux fins de ciblage des passagers aériens afin de s’assurer qu’elles permettent de vérifier efficacement le respect des restrictions légales et réglementaires.
Recommandation 2 de l'OSSNR : L’OSSNR recommande que l’ASFC s’assure, de manière continue, que ses pratiques de tri sont basées sur des renseignements qui justifient l’utilisation de chaque indicateur. Cette justification devrait être bien documentée pour permettre de vérifier efficacement en interne et à l’externe si les pratiques de tri de l’ASFC sont conformes à ses obligations concernant la non- discrimination.
Réponse du GC : D’accord. Bien que nous soyons convaincus que les pratiques de triage et de ciblage sont justifiées, l’ASFC reconnaît que de meilleures pratiques de documentation pourraient être mises en œuvre pour permettre une vérification interne et externe efficace de la conformité des pratiques de triage de l’ASFC à ses obligations en matière de non discrimination.
Le cadre de gouvernance du ciblage fondé sur des scénarios de l’ASFC sera mis à jour pour inclure de l’information ou du renseignement qui justifie l’utilisation de chaque indicateur.
Des examens annuels des scénarios continueront d’être effectués et documentés afin de confirmer que chaque scénario actif est étayé par du renseignement récent et fiable.
Recommandation 3 de l'OSSNR : L’OSSNR recommande à l’ASFC de s’assurer que toute distinction liée au ciblage des passagers aériens pour des motifs de distinction illicite, susceptible de renforcer, de perpétuer ou d’exacerber un désavantage, constitue une restriction raisonnable aux droits à l’égalité des voyageurs garantis par la Charte.
Réponse du GC : D’accord. L’ASFC examinera ses pratiques en matière de ciblage des passagers aériens afin de s’assurer que les distinctions fondées sur des motifs de distinction illicite sont raisonnables et peuvent être justifiées de manière démontrable dans le contexte de l’administration frontalière et de l’exécution de la loi.
Recommandation 4 de l'OSSNR : L’OSSNR recommande que l’ASFC développe une surveillance plus robuste et plus régulière pour le ciblage des passagers aériens afin de garantir que ses pratiques ne sont pas discriminatoires. Cela devrait comprendre la mise à jour des politiques, des procédures, de la formation et d’autres lignes directrices de l’ASFC, s’il y a lieu.L’OSSNR recommande à l’ASFC d’exercer une surveillance plus rigoureuse et régulière du ciblage des passagers aériens afin de s’assurer que ses pratiques ne sont pas discriminatoires. Cela devrait aussi comprendre la mise à jour des politiques, des procédures, de la formation et des autres directives de l’ASFC, le cas échéant.
Réponse du GC : D’accord. L’ASFC reconnaît que les politiques, les procédures, la formation et les autres directives, le cas échéant, peuvent être améliorées pour assurer une surveillance rigoureuse et régulière du ciblage des passagers aériens afin de garantir que ses pratiques ne sont pas discriminatoires.
L’ASFC procédera à un examen de ses politiques, de ses procédures, de ses lignes directrices et de sa formation afin de s’assurer que les pratiques ne sont pas discriminatoires.
Recommandation 5 de l'OSSNR : L’OSSNR recommande que l’ASFC commence à recueillir et à analyser les données nécessaires pour reconnaître, évaluer et atténuer les risques de discrimination. Cela comprend des données démographiques désagrégées, des données sur les effets du ciblage des passagers aériens sur les examens secondaires qui peuvent ressortir des plaintes relatives aux droits de la personne, et des données sur un groupe de référence.
Réponse du GC : D’accord. À cette fin, l’ASFC prend des mesures délibérées pour renforcer sa capacité à recueillir et à analyser des données fiables et exactes de manière non intrusive. L’Agence s’emploie à élaborer des positions et des cadres normalisés et cohérents pour la collecte, l’utilisation, la gestion et la gouvernance des données ventilées, à mettre au point des paramètres et des indicateurs pour mesurer l’incidence des décisions et des politiques sur différents groupes, à utiliser des données pour élaborer des politiques et des stratégies plus inclusives et plus représentatives, et à repérer les cas possibles de discrimination et de préjugés.
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Review of Government of Canada Institutions’ Disclosures of Information Under the Security of Canada Information Disclosure Act in 2022: Government Responses
Examen des communications d’information par les institutions fédérales au titre de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada en 2022
Réponses du gouvernement
Réponse du gouvernement du Canada aux recommandations de l’examen de l’OSSNR des communications d’information par des institutions fédérales au titre de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada (« LCISC ») en 2022
Recommandation de l’OSSNR
Conclusion(s) connexe(s)
Réponse du
gouvernement
Justification
1. L’OSSNR recommande que des ententes de communication d’information soient utilisées pour régir les communications régulières faites au titre de la LCISC entre AMC et le SCRS, entre IRCC et le SCRS et entre IRCC et le CST.
Constatation no 1 : L’OSSNR a constaté que le CST, le SCRS, AMC et IRCC font régulièrement usage de la LCISC d’une manière qui justifie la conclusion d’ententes de communication d’information, comme l’encourage l’alinéa 4c) de la LCISC.
D’accord
Le gouvernement du Canada reconnaît la valeur des ententes d'échange de renseignements pour faciliter l'échange efficace et responsable de renseignements entre les institutions fédérales qui divulguent fréquemment des renseignements de nature similaire en vertu de la LCISC. En réponse à cette recommandation et en consultation avec les institutions bénéficiaires désignées dans le cadre de la LCISC, Sécurité publique Canada a élaboré un modèle d'entente d'échange de communication d’information.
Ce modèle a été examiné par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et a été évalué spécifiquement contre LCISC, la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels, les dix principes de l’Association canadienne de normalisation du Code Modèle de la protection des renseignements personnels, les politiques, normes, directives et lignes directrices applicables du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et des pratiques exemplaires reconnues à l'échelle internationale.
Sécurité publique Canada a diffusé ce modèle aux institutions fédérales, y compris celles nommées dans les conclusions et recommandations de l'OSSNR, afin qu'elles puissent l'adapter à leur environnement opérationnel unique et aux types de renseignements qu'elles divulguent et reçoivent fréquemment, tout en continuant à respecter la Charte, la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels, la LCISC, ainsi que d'autres politiques, lois et réglementations pertinentes.
En outre, plusieurs ministères et agences ont déjà conclu des accords de partage d'informations pour faciliter la communication d'informations dans le cadre de la LCISC. Par exemple, le SCRS et l'AMC ont conclu un accord de partage d'informations en 2016 dans le cadre de la 1ere itération de la LCISC (le précurseur de la LCISC). Cet accord décrit les types d'informations que l'AMC peut partager avec le SCRS. Bien qu'il soit toujours en vigueur, il fait actuellement l'objet d'un examen pour s'assurer que son champ d'application reste d'actualité. Le SCRS et l'IRCC mènent actuellement des discussions préliminaires en vue d'établir un accord de partage d'informations pour traiter des divulgations dans le cadre de la LCISC. IRCC et le CST ont également signé récemment un accord de partage d'informations, comme l'a recommandé le rapport annuel de 2020 de la LCISC.
2. L’OSSNR recommande à toutes les institutions fédérales de préparer un aperçu des documents afin de s’assurer de répondre aux exigences des paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC et de le lui faire parvenir accompagné d’une copie de la communication proprement dite et, s’il y a lieu, d’une copie de la demande.
Constatation no 2 : L’OSSNR a constaté que l’ASFC, le MDN/FAC et IRCC ont contrevenu au paragraphe 9(3) de la LCISC, car ils ne lui ont pas fourni tous les documents produits en vertu des paragraphes 9(1) et 9(2) dans les délais prescrits par la Loi.
Constatation no 3 : L’OSSNR a constaté une amélioration des résultats en matière de conformité dans les cas où les ministères ont préparé des tableaux sommaires des communications présentant un aperçu des documents, conformément aux paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC. Ces tableaux présentaient les caractéristiques suivantes :
une ligne pour chaque communication faite ou reçue;
des colonnes explicitement liées à chacun des alinéas de l’article 9;
des colonnes supplémentaires pour saisir des détails administratifs pertinents tels que le fait de savoir si la communication a été demandée ou faite de façon proactive, la date de la demande (le cas échéant) et tout numéro de référence de dossier applicable.
D’accord
Le gouvernement du Canada reconnaît l'importance de conserver des dossiers sur les divulgations et les reçus de la LCISC, comme l'exige la Loi.
Sécurité publique Canada aide ses partenaires à adopter les meilleurs pratiques qui facilitent l'examen et améliorent la conformité. Les partenaires du gouvernement du Canada mettent en oeuvre les directives de Sécurité publique Canada d'une manière qui est conforme à la LCISC et qui correspond le mieux à leur mandat et à leurs procédures internes.
En mars 2023, le Guide étape par étape de LCISC 2022 (« Guide LCISC 2022 ») a été mis à jour et publié sur la page Web publique de Sécurité publique Canada. Le Guide sur la LCISC 2022 comprend des modèles qui aident les institutions fédérales à respecter leurs exigences en matière de conservation de documents. Sécurité publique Canada continuera d'examiner et de mettre à jour les ressources existantes de la LCISC, y compris les conseils relatifs à la tenue des dossiers. Sécurité publique Canada a également fait circuler un modèle d'aperçu des dossiers que le NSIRA a trouvé particulièrement efficace au cours de son examen 2022.
En outre, le SCRS a élaboré une politique claire et des lignes directrices ultérieures sur la manière de traiter et de documenter les divulgations d'informations conformément à la LCISC, y compris l'obligation de conserver une vue d'ensemble des dossiers avec un modèle associé. Ce modèle a été ajusté pour plus de clarté sur la base des commentaires de l'examen 2022 de l'OSSNR. L'ASFC et l’IRCC ont également examiné leurs pratiques opérationnelles et de déclaration actuelles en ce qui concerne la LCISC et procèdent aux ajustements fonctionnels nécessaires pour s'assurer qu'elles restent conformes lors des futures activités d'échange d'informations.
3. L’OSSNR recommande que les institutions qui communiquent de l’information tiennent compte explicitement des exigences des alinéas 5(1)a) et 5(1)b) dans les documents qu’elles préparent au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC.
Constatation no 5 : L’OSSNR a constaté que plus de la moitié des descriptions fournies par l’ASFC et IRCC au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC ne faisaient pas explicitement état de leur certitude que la communication avait été autorisée en vertu de l’alinéa 5(1)b), c’est à dire qu’elle satisfaisait au critère de proportionnalité.
Constatation no 6 : L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que les institutions qui communiquent de l’information ont montré qu’elles ont satisfait aux critères de contribution et de proportionnalité, conformément au paragraphe 5(1) de la LCISC.
D’accord
Le gouvernement du Canada reconnaît l'importance des critères de contribution et de proportionnalité de la LCISC aux articles 5(1)a) et 5(1)b), respectivement. De même, il reconnaît la nécessité pour les institutions divulgatrices de démontrer qu'elles satisfont à ces deux articles pour chaque divulgation en fournissant à l'OSSNR une description des renseignements sur lesquels elles se sont appuyées pour s'assurer que la divulgation était autorisée en vertu de la LCISC.
En publiant le Guide 2022 sur la LCISC et en organisant des séances de formation, Sécurité publique Canada a donné des conseils aux institutions fédérales pour s'assurer que les critères de contribution et de proportionnalité sont respectés lors de la divulgation d'informations en vertu de la LCISC.
Récemment, IRCC a ajouté une nouvelle section " Proportionnalité " à son modèle de la LCISC pour exiger que le fonctionnaire délégué documente sa satisfaction que la communication d’information est autorisée en vertu de l'article 5(1)(b) avant de divulguer des renseignements personnels à une institution destinataire.
En plus de devoir satisfaire aux critères de contribution et de proportionnalité, le SCRS évalue de manière indépendante son pouvoir de recueillir et de conserver la communication d’information en vertu de la Loi sur le SCRS en tant qu'institution destinataire. Cela inclut l'obligation pour le SCRS de s'assurer que la collecte et la conservation d'une divulgation sous la LCISC sont conformes à toutes les lois pertinentes, y compris la Loi visant à éviter la complicité dans les cas de mauvais traitements infligés par des entités étrangères. La procédure de la LCISC publiée en 2022 comprend des instructions sur le traitement des divulgations qui n'atteignent pas le seuil de collecte du SCRS, en veillant à ce que la divulgation soit correctement documentée et détruite.
4. L’OSSNR recommande aux institutions fédérales qui envisagent d’avoir recours à des communications proactives en vertu de la LCISC de contacter l’institution destinataire avant de procéder afin d’éclairer leurs évaluations au titre du paragraphe 5(1).
Constation no 7 : L’OSSNR a
constaté qu’AMC s’était assuré
du respect du critère de
contribution de l’alinéa 5(1)a) de
la LCISC sur la base d’une
mauvaise compréhension du
mandat de sécurité nationale du
destinataire dans deux cas.
D’accord
Le gouvernement du Canada reconnaît la valeur des discussions générales informelles avant les divulgations dans le cadre de la LCISC.
Le Guide sur la LCISC 2022 souligne l'importance des consultations préliminaires de haut niveau entre les institutions divulgatrices et les institutions bénéficiaires avant une divulgation qui ne constitue pas en soi une divulgation. Le guide précise que la communication informelle ne doit inclure que suffisamment d'informations générales pour s'assurer que les seuils de contribution et de proportionnalité de la LCISC sont atteints avant de procéder à une divulgation.
L'annexe F du Guide sur la LCISC 2022 décrit les mandats de sécurité nationale des institutions bénéficiaires désignées dans le cadre de la LCISC. Sécurité publique Canada s'efforce de tenir les mandats à jour afin d'aider les institutions divulgatrices à effectuer l'évaluation requise en vertu du paragraphe 5(1).
5. L’OSSNR recommande à toutes les institutions qui communiquent de l’information d’inclure les déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le document où se trouve l’information communiquée.
Constatation no 8 : L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que l’ASFC et AMC (dans une et deux communications, respectivement) n’avaient pas respecté l’exigence prévue au paragraphe 5(2) de la LCISC, qui consiste à fournir une déclaration concernant l’exactitude et la fiabilité.
Constatation no 9 : L’OSSNR a constaté, en ce qui concerne les autres communications faisant partie de l’échantillon, qu’AMC, IRCC et la GRC incluaient leurs déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le corps des communications, tandis que l’ASFC fournissait ses déclarations dans les lettres d’accompagnement des communications.
D’accord
Le gouvernement du Canada note que le fait de fournir des déclarations sur l'exactitude et la fiabilité de la manière dont l'information a été obtenue dans une lettre d'accompagnement ou dans la divulgation elle-même répond à l'exigence législative du paragraphe 5(2) selon laquelle les institutions divulgatrices doivent fournir une telle déclaration.
Le gouvernement du Canada reconnaît la valeur ajoutée de l'inclusion des déclarations dans la divulgation elle-même, en particulier dans le cas d'une divulgation ultérieure. Sécurité publique Canada mettra à jour ses directives pour refléter cette meilleure pratique.
6. L’OSSNR recommande aux institutions fédérales de revoir leurs processus administratifs pour l’envoi et la réception de communications d’information au titre de la LCISC, en plus de modifier leurs pratiques qui entraînent des retards.
Constatation no 10 : L’OSSNR a constaté que le MDN/FAC a détruit des renseignements personnels au titre du paragraphe 5.1(1) de la LCISC, mais n’a pas respecté l’exigence selon laquelle cela doit être fait « dès que possible après leur réception ».
Constatation no 11 : L’OSSNR a constaté des retards, en relation d’au moins 20 % des communications (n=34), entre le moment où une communication a été autorisée et le moment où la personne désignée par le responsable de l’institution destinataire l’a reçue.
D’accord
Le gouvernement du Canada reconnaît la nécessité de détruire les informations inutiles dès que possible dans le cadre de la LCISC, ainsi que la valeur des divulgations opportunes.
Les institutions du gouvernement du Canada ont chacune leurs propres systèmes, normes et procédures pour l'envoi et la réception d'informations par voie physique ou électronique. Les ministères et les agences s'efforceront de revoir leurs propres processus afin de s'assurer que les informations sont traitées de manière efficace et appropriée, conformément à la LCISC et à d'autres lois.
Examen des communications d’information par les institutions fédérales au titre de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada en 2022 : Rapport
Examen des communications d’information par les institutions fédérales au titre de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada en 2022
Ministère de la défense nationale/Forces armées canadiennes
CANAFE
Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada
AMC
Affaires mondiales Canada
GC
Gouvernement du Canada
IRCC
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
OSSNR
Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement
PHAC
Agence de la santé publique du Canada
SP
Sécurité publique Canada
GRC
Gendarmerie royale du Canada
SAID
Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada
TBID
Transports Canada
Glossaire
Critère de contribution
Le premier élément du seuil en deux parties à respecter avant qu’une institution puisse communiquer une information en vertu de la LCISC : celle-ci doit être convaincue que la communication aidera à l’exercice de la compétence ou des attributions de l’institution fédérale destinataire à l’égard d’activités portant atteinte à la sécurité du Canada [alinéa 5(1)a)].
Critère de proportionnalité
Le second élément du seuil en deux parties à respecter avant qu’une institution puisse communiquer une information en vertu de la LCISC : celle ci doit être convaincue que l’incidence de la communication sur le droit à la vie privée d’une personne sera limitée à ce qui est raisonnablement nécessaire dans les circonstances [alinéa 5(1)b)].
Sommaire
Cet examen fait un survol de la manière dont la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada (LCISC) a été appliquée en 2022. Ce faisant, il répertorie le volume et la nature des communications effectuées au titre de la LCISC, évalue la mesure dans laquelle la Loi a été respectée et fait ressortir les tendances relatives à son application au sein des institutions fédérales et au fil du temps.
En 2022, au total, quatre institutions ont communiqué de l’information à 173 reprises à cinq institutions destinataires. Selon les observations de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR), dans la majorité des cas, les institutions se sont conformées aux exigences de la LCISC en matière de communication et de conservation de documents. Les cas de non conformité concernaient le paragraphe 9(3) relatif au délai de transmission des copies des documents à l’OSSNR, le paragraphe 5.1(1) relatif au délai de destruction ou de remise des renseignements personnels ainsi que le paragraphe 5(2) relatif à la déclaration d’exactitude de l’information et de fiabilité quant à la façon dont celle ci a été obtenue. Les cas de non conformité constatés n’ont pas mis en évidence de lacunes systémiques dans la mise en œuvre de la LCISC par les institutions fédérales.
L’OSSNR a également relevé des pratiques qui, bien que conformes à la LCISC, peuvent être améliorées. Ces conclusions concernaient :
le recours à des ententes de communication d’information
le format des documents préparés par les institutions et transmis à l’OSSNR, y compris la définition de ce qui constitue un document valable;
la nature de l’information fournie en vertu de l’alinéa 9(1)e) et utilisée dans le cadre des évaluations prévues au paragraphe 5(1);
la transmission des déclarations relatives à l’exactitude et à la fiabilité de l’information qui ont été préparées en vertu du paragraphe 5(2);
la rapidité des processus administratifs à l’appui de la communication de l’information.
L’OSSNR a formulé six recommandations visant à accroître la normalisation au sein du gouvernement du Canada d’une manière qui soit conforme aux pratiques exemplaires des institutions et aux principes directeurs de la LCISC.
Dans l’ensemble, en comparaison avec les conclusions des rapports des années précédentes et au cours de son examen, l’OSSNR a observé des améliorations dans la rigueur des entités concernées. Parmi ces améliorations figurent les mesures correctives prises par les entités examinées en réponse aux demandes d’information de l’OSSNR dans le cadre de cet examen.
1. Introduction
Fondements législatifs
Cet examen a été effectué conformément à l’alinéa 8(1)b) et au paragraphe 39(1) de la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (Loi sur l’OSSNR)
Portée de l’examen
Cet examen fournit un aperçu de la façon dont la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada (LCISC) a été appliquée en 2022. Ce faisant, l’examen :
répertorie le volume et la nature des communications effectuées au titre de la LCISC;
évalue la mesure dans laquelle les institutions fédérales ont respecté les exigences de la LCISC en matière de conservation de documents;
évalue la mesure dans laquelle les institutions fédérales ont respecté les exigences de la LCISC en matière de communication, y compris la destruction ou la remise des renseignements personnels, le cas échéant;
fait ressortir les tendances relatives à l’application de la LCISC au sein des institutions fédérales et au fil du temps.
La portée de l’examen a été définie à partir des documents fournis à l’OSSNR conformément au paragraphe 9(3) de la LCISC (voir l’annexe A pour une copie des obligations des institutions au titre de l’article 9 de la Loi). Par conséquent, l’évaluation de la conformité s’est limitée aux sept institutions fédérales désignées dans ces documents comme des fournisseurs ou des destinataires (ASFC, CST, SCRS, MDN/FAC, AMC, IRCC et la GRC) et aux situations où ces institutions se sont prévalues de la LCISC pour communiquer de l’information. L’examen a également intégré Sécurité publique Canada (SP) en sa qualité de gestionnaire du Centre de coordination stratégique sur la communication d’information, lequel fournit des orientations stratégiques et de la formation relatives à la LCISC dans l’ensemble du gouvernement du Canada (GC).
L’examen répond à l’exigence de l’article 39 de la Loi sur l’OSSNR selon laquelle l’OSSNR doit faire rapport au ministre de la Sécurité publique sur les communications d’information effectuées au titre de la LCISC au cours de l’année civile précédente.
Méthodologie
Les documents fournis à l’OSSNR par les institutions qui fournissent ou qui reçoivent de l’information en vertu de la LCISC, paragraphe 9(3), constituent la principale source d’information utilisée pour la réalisation de l’examen. L’OSSNR a également sélectionné un échantillon ciblé de communications pour lesquelles il a demandé et évalué tous les documents connexes fournis par l’institution qui communique et l’institution qui reçoit de l’information. Ces renseignements ont été étoffés par un examen des documents relatifs aux politiques et procédures des institutions se rapportant à la LCISC, ainsi que par des explications à ce sujet.
L’OSSNR a évalué la conformité administrative avec les obligations de conservation de documents prévues par la LCISC pour toutes les communications mentionnées dans les documents fournis à l’OSSNR en vertu du paragraphe 9(3) (N=173). Lorsque ces documents étaient incomplets, l’OSSNR a donné aux institutions la possibilité de fournir les renseignements manquants. L’OSSNR a également tenu compte des documents fournis tardivement dans son évaluation de la conformité au titre des paragraphes 9(1) et 9(2).
L’OSSNR a évalué la conformité substantielle aux exigences de la LCISC en matière de communication par rapport à l’échantillon de communications (n=19). L’échantillon a été constitué de manière à refléter une utilisation générale et non représentative de la LCISC, en accordant une attention particulière aux domaines où le risque de non conformité est le plus élevé. Les communications retenues pour l’échantillon ont été sélectionnées en fonction du contenu des documents fournis à l’OSSNR en vertu du paragraphe 9(3), selon des paramètres définis (voir l’annexe B, Échantillon de communications).
Déclarations concernant l’examen
Dans l’ensemble, l’OSSNR a conclu que le CST, le SCRS, le MDN/FAC, AMC, IRCC, SP et la GRC avaient répondu à ses attentes en matière de réactivité au cours de l’examen. En revanche, l’ASFC a partiellement répondu à ces mêmes attentes, car il a fallu un suivi répété pour que l’ASFC fournisse l’information demandée.
L’OSSNR a été en mesure de vérifier l’information fournie dans le cadre de cet examen d’une manière qui répondait à ses attentes.
2. Contexte
Afin de protéger le Canada contre toute activité susceptible de compromettre sa sécurité, la LCISC confère un pouvoir explicite et autonome de communication d’information aux institutions fédérales. Son objectif officiel consiste donc à encourager et à faciliter de telles communications.
L’article 9 de la LCISC impose des obligations en matière de conservation de documents à toutes les institutions qui (1) communiquent ou (2) reçoivent de l’information en vertu de la Loi. Chaque alinéa des paragraphes 9(1) et 9(2) précise les éléments particuliers qui doivent figurer dans les documents préparés et conservés par chaque institution (voir l’annexe A). Le paragraphe 9(3) énonce que ces documents doivent être fournis à l’OSSNR dans les 30 jours suivant la fin de chaque année civile.
Subsection 5(1) of the SCIDA authorizes GC institutions to disclose information – subject to any prohibitions or restrictions in other legislation or regulations – to designated recipient institutions, if the disclosing institution is satisfied that (a) the information will contribute to the exercise of the recipient institution?s jurisdiction or responsibilities in respect of activities that undermine the security of Canada (the ?contribution test?); and (b) the information will not affect any person?s privacy interest more than is reasonably necessary in the circumstances (the ?proportionality test?).
Le paragraphe 5(2) impose aux institutions qui communiquent de l’information en vertu du paragraphe 5(1) de fournir également, au moment de la communication, des renseignements sur l’exactitude de l’information et la fiabilité quant à la façon dont celle ci a été obtenue.
Lorsqu’une institution fédérale reçoit de l’information en vertu de la Loi, le paragraphe 5.1(1) exige que cette institution détruise ou remette les renseignements personnels superflus le plus tôt possible après les avoir reçus.
Les principes directeurs de la Loi soulignent l’importance de l’efficacité et de la responsabilité dans le contexte des activités de communication. Il convient de noter que l’alinéa 4c) précise que les ententes de communication d’information sont appropriées dans des circonstances particulières.
3. Conclusions, analyse et recommandations
Volume and Nature of Disclosures
En 2022, au total, quatre institutions ont communiqué de l’information à 173 reprises à cinq institutions destinataires (voir le tableau 1). Dans 79 % (n=136) des cas, la communication a été sollicitée par l’institution destinataire. Les 21 % (n=37) restants ont été effectuées de manière proactive par l’institution qui communique l’information.
Tableau 1 : Nombre de communications effectuées au titre de la LCISC en 2022, par institution qui communique l’information et institution destinataire [toutes les communications (communications proactives)]
Designated Recipient Institutions
Ministère
d’origine
ASFC
CFIA
CNSC
ARC
CST
SCRS
MDN et FAC
Finance
CANAFE
AMC
Health
IRCC
PHAC
PSC
GRC
TBID
TOTAL (proactive)
ASFC
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
4
(3)
–
4
(3)
AMC
–
–
–
–
–
39
(18)
2
(2)
–
–
–
–
–
–
–
12
(12)
–
53
(32)
IRCC
–
–
–
–
59
(0)
56
(2)
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
115
(2)
GRC
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
1
(0)
–
–
–
–
1
(0)
TOTAL (proactive)
–
–
–
–
59
(0)
95
(20)
2
(2)
–
–
–
–
1
(0)
–
–
16
(15)
–
173
(37)
Le nombre total de communications effectuées au titre de la LCISC depuis sa mise en œuvre reflète une légère tendance à la baisse, le nombre de communications demandées par rapport aux communications proactives demeurant relativement stable pour les années au cours desquelles ces données ont été recueillies (voir la figure 1).
Figure 1 : Nombre de communications effectuées au titre de la LCISC au fil du temps
En 2022, ces échanges ont eu lieu entre des institutions qui avaient chacune communiqué ou reçu de l’information, selon le cas, au cours d’au moins deux années d’examen antérieures (voir l’annexe C, Aperçu des communications faites au titre de la LCISC au cours des années antérieures).
Conclusion no1 :L’OSSNR a constaté que le CST, le SCRS, AMC et IRCC font régulièrement usage de la LCISC d’une manière qui justifie la conclusion d’ententes de communication d’information, comme l’encourage l’alinéa 4c) de la LCISC.
Le CST, le SCRS, AMC et IRCC ont été les utilisateurs les plus fréquents de la LCISC en 2022. Le nombre de communications entre ces institutions était comparable à celui observé par l’OSSNR au cours des années précédentes (voir l’annexe C), ce qui dénote l’existence d’un échange régulier au fil du temps.
L’OSSNR a également observé une régularité dans l’objet et la nature de l’information échangée entre ces institutions en 2022, comme le décrit le tableau 2. Ces échanges n’étaient pas régis par des ententes de communication d’information à jour.
Tableau 2 : Nature de l’information échangée entre les utilisateurs les plus fréquents de la LCISC
D’AMC au SCRS (N=39)
D’IRCC au SCRS (N=56)
D’IRCC au CST (N=59)
Information détenue par AMC concernant les menaces pour la sécurité du Canada.
Souvent (85 %) en réponse directe aux demandes du SCRS ou à la suite de celles ci.
Information détenue par IRCC concernant les menaces pour la sécurité du Canada.
Presque toujours (96 %) en réponse aux demandes du SCRS.
Confirmation par IRCC du statut de citoyen canadien des personnes d’intérêt nommées, indispensable pour garantir la légalité des opérations du CST.
Toutes (100 %) en réponse aux demandes du CST.
L’OSSNR a déjà recommandé que les ententes de communication d’information soient mises à jour (pour AMC et le SCRS) ou créées (pour IRCC et le CST) afin de régir certains échanges d’information effectués au titre de la LCISC .
Recommandation 1 : L’OSSNR recommande que des ententes de communication d’information soient utilisées pour régir les communications régulières faites au titre de la LCISC entre AMC et le SCRS, entre IRCC et le SCRS et entre IRCC et le CST.
Tenue de dossiers
Envoi de copies à l’OSSNR : paragraphe 9(3)
Conclusion no 2 : L’OSSNR a constaté que l’ASFC, le MDN/FAC et IRCC ont contrevenu au paragraphe 9(3) de la LCISC, car ils ne lui ont pas fourni tous les documents produits en vertu des paragraphes 9(1) et 9(2) dans les délais prescrits par la Loi.
En raison des demandes d’information formulées par l’OSSNR au cours de l’examen, l’ASFC, le MDN/FAC et IRCC ont fourni en retard des documents supplémentaires relatifs aux alinéas des paragraphes 9(1) et 9(2) (voir le tableau 3).
Tableau 3 : Nombre [et alinéas pertinents du paragraphe 9(1) ou 9(2)] de documents tardifs entraînant la non-conformité au paragraphe 9(3), par motif
Erreur administrative
Retard dans la préparation des documents
ASFC
2 [alinéa 9(1)e)]
–
MDN et FAC
–
2 [alinéas 9(2)e à g)]
IRCC
6 [alinéa 9(1)e)]
1 [alinéas 9(2)e à g)]
L’ASFC et IRCC ne se sont pas conformés au paragraphe 9(3) en raison d’une erreur administrative; les documents qu’ils ont transmis en bout de ligne existaient au moment de la date limite de dépôt des rapports, mais aucune copie n’avait été fournie à l’OSSNR, contrairement à ce qui était exigé.
L’OSSNR s’attendait à ce que tous les documents soient préparés dans les 30 jours suivant la fin de l’année civile afin de satisfaire à l’exigence du paragraphe 9(3) de fournir une copie de ces dossiers à l’OSSNR dans ce délai.
Le MDN/FAC et IRCC ne se sont pas conformés au paragraphe 9(3) en raison du retard dans la préparation des documents; ils n’ont en effet pas préparé les documents mentionnés dans le tableau 3 dans les 30 jours suivant la fin de l’année civile, ce qui explique qu’ils n’en aient pas fourni une copie à l’OSSNR dans les délais prescrits par la Loi.
L’OSSNR souligne l’importance de la précision administrative et du respect des délais dans la préparation des documents et l’envoi des copies à son intention.
Format des documents
Conclusion no 3 : L’OSSNR a constaté une amélioration des résultats en matière de conformité dans les cas où les ministères ont préparé des tableaux sommaires des communications présentant un aperçu des documents, conformément aux paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC. Ces tableaux présentaient les caractéristiques suivantes :
une ligne pour chaque communication faite ou reçue;
des colonnes explicitement liées à chacun des alinéas de l’article 9;
des colonnes supplémentaires pour saisir des détails administratifs pertinents tels que le fait de savoir si la communication a été demandée ou faite de façon proactive, la date de la demande (le cas échéant) et tout numéro de référence de dossier applicable.
La LCISC ne précise pas de format pour les documents préparés aux fins de l’article 9. Par conséquent, en 2022, les institutions fédérales se sont acquittées de leurs obligations en matière de conservation de documents de différentes manières.
La plupart des institutions ont fourni à l’OSSNR un aperçu de chaque communication faite ou reçue. Ces aperçus ont été transmis à l’OSSNR sous forme de tableaux sommaires des communications qui reprenaient généralement les éléments d’information requis dans les documents visés par les paragraphes 9(1) et 9(2).
La plupart des institutions ont également fourni à l’OSSNR une copie de la communication proprement dite et une série de documents connexes. Ces documents comprenaient souvent des échanges de courriels avec les services juridiques, des lettres de demande de communication et d’autres correspondances entre les institutions qui communiquent l’information et celles qui la reçoivent. La portée des demandes d’information au cours de l’examen a été réduite dans les cas où les institutions avaient fourni ces documents.
Le MDN/FAC et IRCC (pour son seul récépissé de communication) ont été les seules institutions à fournir à l’OSSNR une copie de la communication originale, accompagnée des détails relatifs au mode de transmission, en l’absence d’un résumé ou d’autres documents connexes .
L’OSSNR a observé que le choix du MDN/FAC en ce qui concerne le format des documents pour ces communications a contribué à leur non conformité avec les exigences du paragraphe 9(3) indiquées dans le tableau 3. L’information demandée en vertu des alinéas 9(2)e) à g) ne peut pas, par définition, figurer dans une copie de la communication elle même, puisqu’elle concerne les mesures prises par les institutions destinataires après réception de la communication. Une copie de la communication n’est donc pas suffisante pour satisfaire à toutes les exigences du paragraphe 9(2).
Avec respectivement deux et une communications, le MDN/FAC et IRCC ont reçu peu de communications en vertu de la LCISC en 2022. Chacun des destinataires les plus fréquents de renseignements (CST, SCRS et GRC) a inclus des colonnes explicites dans ses tableaux sommaires des communications pour indiquer si et, le cas échéant, quand les renseignements personnels ont été détruits ou remis, conformément aux exigences des alinéas 9(2)e) à g).
L’OSSNR a également constaté que le choix de l’ASFC et d’IRCC en matière de format des documents a contribué à leur non conformité aux exigences du paragraphe 9(3) en raison d’une erreur administrative. Ces institutions n’ont pas tenu compte de l’ensemble des renseignements requis en vertu de l’alinéa 9(1)e) dans les tableaux utilisés pour la présentation des dossiers.
Les renseignements utilisés pour convaincre l’institution qui communique l’information qu’une communication est autorisée en vertu de la Loi ne doivent pas obligatoirement figurer dans la communication proprement dite. Par conséquent, un tableau sommaire des communications énumérant tous les documents visés est un moyen efficace de s’assurer que les renseignements correspondants sont documentés et transmis à l’OSSNR avant la date limite fixée par la Loi.
Le tableau sommaire des communications utilisé par la GRC pour donner un aperçu des documents a été particulièrement efficace pour démontrer la conformité à la Loi. Le tableau comprenait des colonnes explicitement liées aux paragraphes visés à l’article 9 ainsi que des champs supplémentaires limités aux renseignements administratifs de la GRC, tels que les numéros de référence des dossiers et des bases de données.
Les tableaux sommaires des communications ainsi conçus permettent aux institutions de s’auto évaluer efficacement par rapport aux exigences de la Loi. Ils facilitent également le travail de contrôle en établissant une correspondance claire entre les renseignements fournis et les exigences correspondantes de la LCISC, et en regroupant les informations communiquées et reçues d’une manière propice à la vérification.
Recommandation 2 : L’OSSNR recommande à toutes les institutions fédérales de préparer un aperçu des documents afin de s’assurer de répondre aux exigences des paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC et de le lui faire parvenir accompagné d’une copie de la communication proprement dite et, s’il y a lieu, d’une copie de la demande.
Préparation et conservation de documents : paragraphes 9(1) et 9(2)
Conclusion no 4 : L’OSSNR a constaté que toutes les institutions fédérales se sont conformées à leur obligation de préparer et de conserver des documents qui contiennent les renseignements prescrits par les paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC.
Conclusion no 5 : L’OSSNR a constaté que plus de la moitié des descriptions fournies par l’ASFC et IRCC au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC ne faisaient pas explicitement état de leur certitude que la communication avait été autorisée en vertu de l’alinéa 5(1)b), c’est à dire qu’elle satisfaisait au critère de proportionnalité.
Même s’il s’attendait à une déclaration expresse décrivant les renseignements sur lesquels l’institution qui communiquait l’information s’était appuyée pour conclure que la communication était autorisée en vertu de la LCISC, l’OSSNR a tenu compte, dans le cadre de son examen, de tous les documents qui démontraient qu’une telle évaluation avait été effectuée.
IRCC n’a pas fait de déclaration expresse précisant que les communications demandées par le SCRS, qui représentent 57 % (n=54) de l’ensemble de ses communications, lui semblaient satisfaisantes du point de vue du critère de proportionnalité. En revanche, IRCC a fourni des copies des lettres de demande et de l’information communiquée en guise de réponse, ce qui confirme que la communication était manifestement conforme aux besoins précis de la demande (et donc témoigne d’une évaluation de la proportionnalité).
L’ASFC n’a pas fourni de déclaration expresse concernant sa satisfaction au regard du critère de proportionnalité pour 75 % (n=3) de ses communications. Elle a plutôt démontré qu’elle tenait compte du principe de proportionnalité en fournissant divers documents justificatifs, y compris de la correspondance interne.
Le tableau sommaire des communications utilisé par AMC pour donner une vue d’ensemble de ses documents a été particulièrement efficace pour répondre aux exigences de l’alinéa 9(1)e). L’analyse détaillée qu’il a consignée en ce qui concerne les critères de contribution et de proportionnalité lui a permis de remplir ses obligations en matière de conservation des dossiers et de démontrer qu’elle respectait en substance le paragraphe 5(1).
Recommandation 3 : L’OSSNR recommande que les institutions qui communiquent de l’information tiennent compte explicitement des exigences des alinéas 5(1)a) et 5(1)b) dans les documents qu’elles préparent au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC.
Communication d’information
Critères de contribution et de proportionnalité : alinéas 5(1)a) et b)
Conclusion no 6 : L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que les institutions qui communiquent de l’information ont montré qu’elles ont satisfait aux critères de contribution et de proportionnalité, conformément au paragraphe 5(1) de la LCISC.
Conclusion no 7 : L’OSSNR a constaté qu’AMC s’était assuré du respect du critère de contribution de l’alinéa 5(1)a) de la LCISC sur la base d’une mauvaise compréhension du mandat de sécurité nationale du destinataire dans deux cas.
Pour que le paragraphe 5(1) soit respecté, il faut que l’institution qui communique l’information soit convaincue du respect des critères de contribution et de proportionnalité avant de procéder.
En ce qui concerne les deux communications proactives faites au MDN/FAC, AMC a fourni une justification de la contribution de l’information au mandat de sécurité nationale du MDN/FAC. Après avoir reçu l’information, le MDN/FAC n’a toutefois pas accepté l’évaluation faite par AMC; il a jugé que la LCISC n’était pas un mécanisme de communication approprié dans les circonstances.
Un échange informel entre ces institutions aurait pu permettre au MDN/FAC et à AMC de résoudre ce problème avant la communication. Lorsque de telles communications ont lieu, il est important qu’elles se limitent à l’information nécessaire pour confirmer que l’information contribue au mandat du destinataire en ce qui a trait aux activités qui portent atteinte à la sécurité du Canada .
Recommandation 4 : L’OSSNR recommande aux institutions fédérales qui envisagent d’avoir recours à des communications proactives en vertu de la LCISC de contacter l’institution destinataire avant de procéder afin d’éclairer leurs évaluations au titre du paragraphe 5(1).
Déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité : paragraphe 5(2)
Conclusion no 8 : L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que l’ASFC et AMC (dans une et deux communications, respectivement) n’avaient pas respecté l’exigence prévue au paragraphe 5(2) de la LCISC, qui consiste à fournir une déclaration concernant l’exactitude et la fiabilité.
Conclusion no 9 : L’OSSNR a constaté, en ce qui concerne les autres communications faisant partie de l’échantillon, qu’AMC, IRCC et la GRC incluaient leurs déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le corps des communications, tandis que l’ASFC fournissait ses déclarations dans les lettres d’accompagnement des communications.
Providing the statement on accuracy and reliability in a cover letter for the disclosure satisfies the Act’s requirement to provide the statement at the time of disclosure. However, separating the statement from the information disclosed increases the risk that the information may be subsequently used without awareness of relevant qualifiers. The location of the statement on accuracy and reliability – and not just its contemporaneous provision to the recipient – is therefore relevant to its value added.
Recommandation 5 : L’OSSNR recommande à toutes les institutions qui communiquent de l’information d’inclure les déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le document où se trouve l’information communiquée.
Destruction ou remise des renseignements personnels : paragraphe 5.1(1)
Conclusion no 10 : L’OSSNR a constaté que le MDN/FAC a détruit des renseignements personnels au titre du paragraphe 5.1(1) de la LCISC, mais n’a pas respecté l’exigence selon laquelle cela doit être fait « dès que possible après leur réception ».
DND/CAF determined, upon receipt of the two disclosures it received from GAC, that the personal information contained within the disclosures should not be retained. The information, however, was not destroyed until April 2023 – 12 days following a request for information from NSIRA to provide a copy of records that set out whether and when the information had been destroyed or returned. The date of destruction was 299 and 336 days following DND/CAF?s receipt of each disclosure.
Compte tenu du temps écoulé entre la réception des renseignements personnels et leur destruction, ainsi que de la conclusion en temps opportun du MDN/FAC selon laquelle ces renseignements ne devaient pas être conservés, la destruction de ces renseignements par le MDN/FAC n’était pas conforme à l’exigence qui consiste à détruire les renseignements personnels « dès que possible après leur réception ». Le délai à cet égard était aussi incompatible avec l’utilisation et la gestion responsables de l’information.
Le MDN/FAC est la seule institution à avoir identifié des communications contenant de l’information qui a été détruite ou remise au titre du paragraphe 5.1(1) en 2022. L’OSSNR n’a trouvé aucune autre communication dans l’échantillon où des renseignements personnels communiqués auraient dû être détruits ou remis.
Objet et principes : communication d’information responsable et efficace
Conclusion no 11 : L’OSSNR a constaté des retards, en relation d’au moins 20 % des communications (n=34), entre le moment où une communication a été autorisée et le moment où la personne désignée par le responsable de l’institution destinataire l’a reçue.
Parmi ces 34 communications, 29 présentent un écart entre les dates indiquées par les institutions qui communiquent l’information et les institutions destinataires dans leurs documents au titre de l’article 9. Quant aux cinq autres communications, le SCRS a indiqué à la fois la date de réception administrative au sein de l’institution et la date ultérieure de réception par la personne désignée par le responsable pour la recevoir (c’est à dire l’unité opérationnelle concernée .
L’OSSNR attribue la plupart de ces retards à la dynamique attendue dans la communication d’information classifiée : la personne qui autorise la communication n’est pas toujours la même que celle qui procède à l’envoi administratif au destinataire, et la personne qui procède à la réception administrative de la communication n’est pas toujours la même que celle désignée par le responsable pour la recevoir.
Les retards observés étaient pour la plupart inférieurs à une semaine. Dans neuf des cas, ils variaient toutefois de 30 à 233 jours.
Such delays mean that information is not processed and actioned within the recipient institution until long after it was sent – or intended to be sent – by the individual authorizing the disclosure. While these delays do not amount to non-compliance with the SCIDA, they are inconsistent with the Act?s purpose and guiding principles.
Recommandation 6 : L’OSSNR recommande aux institutions fédérales de revoir leurs processus administratifs pour l’envoi et la réception de communications d’information au titre de la LCISC, en plus de modifier leurs pratiques qui entraînent des retards.
4. Conclusion
Les exigences imposées par la LCISC en lien avec la communication d’information et la conservation de documents s’appliquent à la fois aux institutions qui communiquent et aux institutions destinataires dans tous les cas où la LCISC est invoquée comme mécanisme de communication. Le présent examen a permis d’évaluer la conformité des institutions fédérales aux exigences en matière de conservation de documents, et ce, pour l’ensemble des 173 communications d’information faites et reçues en 2022. La conformité aux exigences en matière de communication d’information a été évaluée à l’aide d’un échantillon ciblé de 19 communications.
L’OSSNR a constaté que les institutions ont respecté les exigences imposées par la LCISC en lien avec la communication d’information et la conservation de documents dans le cadre de la plupart des communications. La non-conformité des institutions fédérales au paragraphe 9(3) est attribuable aux irrégularités dans la déclaration de 11 communications. Trois communications ont été jugées comme non conformes aux exigences de fond prévues au paragraphe 5(2), tandis que deux communications ont été jugées comme non conformes au paragraphe 5.1(1). Ces cas de non conformité ne font ressortir aucune lacune systémique dans la mise en œuvre de la LCISC par les institutions fédérales.
Dans ce contexte, l’OSSNR a observé des améliorations sur le plan du rendement des institutions visées par l’examen, soit en comparaison avec les conclusions présentées dans les rapports des années précédentes, soit en cours d’examen. Il convient de noter que les demandes d’information présentées par l’OSSNR à l’appui du présent examen ont donné lieu à la prise de mesures correctives par l’ASFC, le MDN/FAC et IRCC; autrement, d’autres cas de non conformité aux exigences prévues à l’article 9 auraient pu être observés.
L’OSSNR a également observé plusieurs pratiques qui, bien que conformes à la LCISC, pourraient être améliorées. Les recommandations formulées par l’OSSNR dans le cadre du présent examen visent à accroître la normalisation au sein du GC d’une manière conforme aux pratiques exemplaires des institutions et aux principes directeurs de la LCISC.
Annexe A. Conservation de documents – obligations de l’institution qui communique et de l’institution destinataire
Obligation : institution fédérale qui communique
Obligation : institution fédérale destinataire
9(1) L’institution fédérale qui communique de l’information en vertu de la présente loi prépare et conserve des documents qui contiennent les renseignements suivants :
(2) L’institution fédérale qui reçoit de l’information en vertu de la présente loi prépare et conserve des documents qui contiennent les renseignements suivants :
a) une description de l’information communiquée;
a) une description de l’information communiquée;
b) le nom de la personne physique qui a autorisé la communication;
b) le nom de l’institution fédérale qui l’a communiquée;
c) le nom de l’institution fédérale destinataire;
c) le nom ou le poste du responsable de l’institution fédérale destinataire, ou de la personne désignée par lui, qui a reçu l’information;
d) la date de la communication;
d) la date à laquelle l’information a été reçue par l’institution fédérale destinataire;
e) une description des renseignements sur lesquels l’institution fédérale s’est fondée pour conclure que la communication était autorisée par la présente loi;
e) si l’information a été détruite ou remise au titre du paragraphe 5.1(1) ou non;
f) si l’information a été détruite au titre du paragraphe 5.1(1), la date de la destruction;
g) si l’information a été remise au titre du paragraphe 5.1(1) à l’institution fédérale qui l’a communiquée, la date de la remise;
f) tout autre renseignement précisé par règlement.
h) tout autre renseignement précisé par règlement.
Copie à l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement
Dans les trente jours suivant la fin de chaque année civile, chaque institution fédérale qui a communiqué de l’information au titre de l’article 5 durant l’année et chaque institution fédérale qui l’a reçue fournit à l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement une copie des documents préparés en application des paragraphes (1) ou (2) à l’égard de l’information.
Annexe B. Échantillon des communications d’information
Les communications faisant partie de l’échantillon ont été sélectionnées sur la base du contenu des documents fournis à l’OSSNR au titre du paragraphe 9(3), selon les paramètres suivants :
au moins deux communications par paire « institution qui communique et institution destinataire », le cas échéant;
au moins une communication proactive par institution qui communique, le cas échéant;
au moins une communication demandée par l’institution destinataire, le cas échéant;
toutes les communications qui, selon l’institution destinataire, contiennent des renseignements personnels qui ont été détruits ou remis au titre du paragraphe 5.1(1) de la LCISC;
toutes les communications associées à un écart important entre les documents de l’institution qui communique et ceux de l’institution destinataire (c’est à dire une note de réception, mais aucune note de communication; une non correspondance importante dans la description de l’information; un écart de plus de sept jours entre la date d’envoi et la date de réception; une date de réception antérieure à la date d’envoi);
toutes les communications faites par une institution qui ne figure pas à l’annexe 3 de la LCISC;
toutes les communications reçues par les institutions ajoutées à l’annexe 3 au cours de l’année précédente.
Annexe C. Aperçu des communications faites au titre de la LCISC au cours des années antérieures
S’appuyant sur l’information publiée dans les rapports antérieurs de l’OSSNR, le tableau 5 présente un résumé du nombre et de la répartition des communications d’information au titre de la LCISC qui ont eu lieu au cours des années précédentes.
Tableau 5 : Nombre de communications au titre de la LCISC, par institution qui communique et par institution destinataire, de 2019 à 2021
Designated Recipient Institutions
Ministère
d’origine
ASFC
CFIA
CNSC
ARC
CST
SCRS
MDN et FAC
Finance
CANAFE
AMC
Health
IRCC
PHAC
PSC
GRC
TBID
TOTAL (proactive)
2021
MDN et FAC
–
–
–
–
–
2
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
2
AMC
–
–
–
–
–
41
–
–
–
–
–
1
–
–
2
–
44
IRCC
–
–
–
–
68
79
–
–
–
2
–
–
–
–
–
–
149
TOTAL
–
–
–
–
68
122
–
–
–
2
–
1
–
–
2
–
195
2020
ASFC
–
–
–
–
–
1
–
–
–
–
–
–
–
–
3
–
4
AMC
–
–
–
–
1
25
–
–
–
–
–
1
–
–
13
–
40
IRCC
–
–
–
–
60
61
–
–
–
–
–
–
–
–
37
1
159
GRC
–
–
–
–
–
–
1
–
–
3
–
5
–
–
–
–
9
TBID
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
2
–
2
Autres
–
–
–
–
–
1
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
1
TOTAL
–
–
–
–
61
88
1
–
–
3
–
6
–
–
55
1
215
2019
ASFC
–
–
–
–
–
1
–
–
–
–
–
–
–
–
2
–
3
AMC
–
–
–
–
–
23
–
–
–
–
–
3
–
1
15
–
42
IRCC
–
–
–
–
5
17
1
–
–
–
–
–
–
–
36
–
59
GRC
–
–
–
4
–
–
–
–
1
3
–
1
–
–
–
–
9
TBID
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
1
–
1
TOTAL
–
–
–
4
5
41
1
–
1
3
–
4
–
1
54
–
114
Annexe D. Conclusions et recommandations
Constatations
L’OSSNR a constaté que le CST, le SCRS, AMC et IRCC font régulièrement usage de la LCISC d’une manière qui justifie la conclusion d’ententes de communication d’information, comme l’encourage l’alinéa 4c) de la LCISC.
L’OSSNR a constaté que l’ASFC, le MDN/FAC et IRCC ont contrevenu au paragraphe 9(3) de la LCISC, car ils ne lui ont pas fourni tous les documents produits en vertu des paragraphes 9(1) et 9(2) dans les délais prescrits par la Loi.
L’OSSNR a constaté une amélioration des résultats en matière de conformité dans les cas où les ministères ont préparé des tableaux sommaires des communications présentant un aperçu des documents, conformément aux paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC. Ces tableaux présentaient les caractéristiques suivantes :
une ligne pour chaque communication faite ou reçue;
des colonnes explicitement liées à chacun des alinéas de l’article 9;
des colonnes supplémentaires pour saisir des détails administratifs pertinents tels que le fait de savoir si la communication a été demandée ou faite de façon proactive, la date de la demande (le cas échéant) et tout numéro de référence de dossier applicable.
L’OSSNR a constaté que toutes les institutions fédérales se sont conformées à leur obligation de préparer et de conserver des documents qui contiennent les renseignements prescrits par les paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC.
L’OSSNR a constaté que plus de la moitié des descriptions fournies par l’ASFC et IRCC au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC ne faisaient pas explicitement état de leur certitude que la communication avait été autorisée en vertu de l’alinéa 5(1)b), c’est à dire qu’elle satisfaisait au critère de proportionnalité.
L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que les institutions qui communiquent de l’information ont montré qu’elles ont satisfait aux critères de contribution et de proportionnalité, conformément au paragraphe 5(1) de la LCISC.
L’OSSNR a constaté qu’AMC s’était assuré du respect du critère de contribution de l’alinéa 5(1)a) de la LCISC sur la base d’une mauvaise compréhension du mandat de sécurité nationale du destinataire dans deux cas.
L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que l’ASFC et AMC (dans une et deux communications, respectivement) n’avaient pas respecté l’exigence prévue au paragraphe 5(2) de la LCISC, qui consiste à fournir une déclaration concernant l’exactitude et la fiabilité.
L’OSSNR a constaté, en ce qui concerne les autres communications faisant partie de l’échantillon, qu’AMC, IRCC et la GRC incluaient leurs déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le corps des communications, tandis que l’ASFC fournissait ses déclarations dans les lettres d’accompagnement des communications.
L’OSSNR a constaté que le MDN/FAC a détruit des renseignements personnels au titre du paragraphe 5.1(1) de la LCISC, mais n’a pas respecté l’exigence selon laquelle cela doit être fait « dès que possible après leur réception ».
L’OSSNR a constaté des retards, en relation d’au moins 20 % des communications (n=34), entre le moment où une communication a été autorisée et le moment où la personne désignée par le responsable de l’institution destinataire l’a reçue.
Recommandations
L’OSSNR recommande que des ententes de communication d’information soient utilisées pour régir les communications régulières faites au titre de la LCISC entre AMC et le SCRS, entre IRCC et le SCRS et entre IRCC et le CST.
L’OSSNR recommande à toutes les institutions fédérales de préparer un aperçu des documents afin de s’assurer de répondre aux exigences des paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC et de le lui faire parvenir accompagné d’une copie de la communication proprement dite et, s’il y a lieu, d’une copie de la demande.
L’OSSNR recommande que les institutions qui communiquent de l’information tiennent compte explicitement des exigences des alinéas 5(1)a) et 5(1)b) dans les documents qu’elles préparent au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC.
L’OSSNR recommande aux institutions fédérales qui envisagent d’avoir recours à des communications proactives en vertu de la LCISC de contacter l’institution destinataire avant de procéder afin d’éclairer leurs évaluations au titre du paragraphe 5(1).
L’OSSNR recommande à toutes les institutions qui communiquent de l’information d’inclure les déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le document où se trouve l’information communiquée.
L’OSSNR recommande aux institutions fédérales de revoir leurs processus administratifs pour l’envoi et la réception de communications d’information au titre de la LCISC, en plus de modifier leurs pratiques qui entraînent des retards.
Qui peut déposer une plainte et combien cela coûte-t-il ?
N’importe qui peut déposer une plainte auprès de l’OSSNR. Il n’y a pas de frais associés au dépôt d’une plainte.
Combien de temps ai-je pour déposer une plainte ?
When submitting a complaint relating to the denial or revocation of a security clearance, you must submit your complaint within 30 days after receipt of the notice issued by the department responsible for the denial or revocation of your security clearance. Should you submit your complaint outside the 30-day timeline, you must indicate the reasons for the delay on your complaint form (Formulaire 18). NSIRA has the authority to accept a complaint past the 30-day time limit and will review the reasons for the delay in making that determination.
Que devez-vous inclure dans votre plainte ?
Your complaint is deemed received when you submit all required documents. For example, if you are submitting a complaint against CSIS (rule 5.03), you are required to provide the following:
Une copie de la lettre de plainte que vous avez envoyée au directeur du SCRS
Une copie de la réponse du directeur, le cas échéant
Une déclaration indiquant que vous êtes insatisfait de la réponse du directeur ou une déclaration indiquant qu’un délai de plus de soixante (60) jours s’est écoulé depuis que vous lui avez envoyé une plainte écrite.
If you are submitting a complaint against CSE (rule 5.04), you are required to provide the following:
Une copie de la lettre que vous avez envoyée au chef du CST
Une copie de la réponse du chef, le cas échéant
Une déclaration indiquant que vous êtes insatisfait de la réponse du chef ou une déclaration indiquant qu’un délai de plus de soixante (60) jours s’est écoulé depuis que vous lui avez envoyé une plainte écrite
If you are submitting a complaint relating to the denial or revocation of your security clearance (rule 5.05), you are required to provide the following:
Une copie de l’avis du ministère responsable vous informant de la décision de refuser ou de révoquer votre habilitation de sécurité.
Si votre plainte contre la GRC a été renvoyée à l’OSSNR par la CCETP, la plainte est réputée reçue dès la réception de l’avis de la CCETP à l’OSSNR.
Puis-je déposer une plainte pour une autre personne ?
Vous devez fournir une autorisation écrite afin d’avoir le droit d’agir au nom d’une autre personne. Le nom du représentant autorisé peut être indiqué sur le formulaire de plainte ou sur un formulaire séparé si la plainte est déjà déposée.
Est-il possible d’apporter des modifications à ma plainte une fois qu’elle est déposée ?
Yes, you can (rule 16). Should you wish to amend your complaint, you must make a request in writing to the Registrar.
J’ai déposé ma plainte. Que puis-je en retirer ?
Si l’OSSNR détermine qu’il a le mandat d’enquêter sur votre plainte, le membre désigné mènera une enquête et pourra formuler des conclusions et des recommandations dans le rapport final, le cas échéant. Le membre désigné ne peut rendre une ordonnance corrective, telle qu’une compensation financière, ou ordonner à un ministère de payer des dommages-intérêts. Le membre désigné ne peut non plus ordonner au gouvernement de payer les dépens de la plainte.
L’OSSNR peut-il refuser d’enquêter sur ma plainte ? Que se passe-t-il si l’OSSNR détermine qu’il n’a pas compétence pour enquêter sur ma plainte ?
Si l’Office de surveillance détermine que votre plainte ne relève pas de son mandat, l’OSSNR n’enquêtera pas sur votre plainte et votre dossier de plainte sera fermé. Une lettre de décision sera envoyée aux parties.
Où et comment les entrevues d’enquête sont-elles menées ?
Si l’OSSNR organise une entrevue d’enquête, cette dernière est généralement tenue par vidéoconférence. Avant de planifier l’entrevue, l’OSSNR prendra en notes vos disponibilités et examinera les questions de procédure avec vous afin que vous soyez prêt pour l’entrevue.
Combien de temps durera l’ensemble du processus ?
Le temps requis pour mener une enquête varie selon la complexité de l’affaire. Pendant la pandémie de COVID-19, les limitations du travail en personne ont eu une incidence sur le processus d’enquête sur les plaintes. Contrairement à de nombreuses autres procédures administratives, les enquêtes sur les plaintes nécessitent que des personnes soient présentes sur place en raison de la nature classifiée des renseignements pertinents. Certaines enquêtes ont été retardées pendant la pandémie et pourraient nécessiter plus de temps. L’OSSNR s’efforce de trouver des approches novatrices pour continuer à faire progresser ses enquêtes et à réaliser des gains d’efficience afin d’améliorer la rapidité à laquelle ses enquêtes sur les plaintes sont effectuées. L’OSSNR s’engage à traiter chaque plainte dans les meilleurs délais et sans formalisme, et ce, en temps opportun et de façon efficace.
Quand est-il possible d’avoir recours à un règlement à l’amiable ?
Une partie (vous ou le ministère responsable) ou le membre désigné peut demander qu’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable soit tenue à tout moment pendant le processus.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Si une partie ou le membre assigné demande la tenue d’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable, le greffier peut communiquer avec les parties pour connaître leur disponibilité et leur volonté de participer aux discussions sur le règlement. Une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable est une rencontre informelle et confidentielle entre vous, le ministère responsable et un membre indépendant de l’OSSNR.
Le rôle du membre indépendant de l’OSSNR au cours d’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable est de donner aux parties l’occasion de mieux comprendre ce qui les a placées dans une situation de conflit et de faciliter les discussions entourant le règlement d’une partie ou de la totalité des questions dans une plainte. Si la plainte est résolue de façon informelle, les modalités du règlement à l’amiable doivent être établies par écrit et signées par toutes les parties (règle 10).
Un règlement à l’amiable est-il une étape obligatoire du processus de traitement des plaintes ?
Il ne s’agit pas d’une étape obligatoire. Pour qu’un règlement à l’amiable ait lieu, les deux parties doivent s’entendre et participer aux discussions sur le règlement « sous toutes réserves ». Cela signifie que les déclarations faites au cours des discussions sur le règlement ne peuvent être utilisées comme éléments de preuve dans le cadre de l’enquête.
Que se passe-t-il si ma plainte est réglée ?
Si votre plainte est résolue, vous et l’autre partie signerez un avis de règlement et votre dossier de plainte sera considéré comme clos.
Que se passe-t-il si ma plainte n’est pas réglée ?
Si un règlement n’est pas conclu lors rencontre en vue d’un règlement à l’amiable, un autre membre sera chargé de votre plainte afin de mener une enquête complète. Cela dit, les parties peuvent consentir à ce que le même membre enquête sur la plainte.
Élu député de Victoria pour la première fois en 2012, Murray Rankin était, jusqu’à tout récemment, porte-parole du Nouveau Parti démocratique en matière de justice et relativement au procureur général, ainsi que vice-président du Comité permanent de la justice et des droits de la personne. Auparavant, il a également été porte-parole chargé de différents dossiers, dont le revenu national, les pensions et la santé.
En 2015, M. Rankin a aidé à rallier l’appui de tous les partis en faveur d’un vote unanime pour indemniser les victimes de la thalidomide. En décembre 2016, il a été élu vice-président du Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir, qui conseille le gouvernement sur la façon de donner suite à la décision rendue par la Cour suprême sur cet enjeu.
Avant de siéger au Parlement, M. Rankin a été professeur de droit à la University of Victoria, où il enseigne dans les domaines du droit administratif et du droit de l’environnement. Il a participé à la mise en place d’organismes juridiques tels que West Coast Environmental Law, le Land Conservancy of British Columbia, le BC Public Interest Advocacy Centre et le Environmental Law Centre. Travaillant auprès du gouvernement provincial, il a contribué à négocier des traités avec des Premières Nations et à façonner les lois de la Colombie-Britannique sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information.
En 1990, il a cofondé le cabinet d’avocats Arvay Finlay, au sein duquel il a principalement travaillé sur des dossiers de droit public. En 2006, il s’est joint à l’équipe d’un cabinet d’envergure nationale.
Murray Rankin a obtenu un baccalauréat en droit (LL.B.) de l'Université de Toronto suivi d’une maîtrise en droit de l'Université Harvard (LL.M.), où il a fait une thèse de maîtrise sur l’accès à l’information et la sécurité nationale. Il a par la suite rempli les fonctions de conseiller juridique auprès du Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité et d’avocat spécial en application de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, participant à des audiences dans des cas liés à des enjeux en matière de sécurité nationale.
En 2017, M. Rankin a été nommé par le gouverneur général, sur l’avis du premier ministre, au nouveau Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement.
M. Rankin et sa conjointe Linda Hannah vivent à Victoria, en Colombie-Britannique, et ont deux fils, Benjamin et Mark.
L. Yves Fortier a été nommé le 8 août 2013 au Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSARS). M. Fortier a été nommé de nouveau le 17 octobre 2018 pour une durée de deux ans.
L. Yves Fortier est né à Québec en 1935. Il a obtenu un baccalauréat en arts de l’Université de Montréal en 1955 et un baccalauréat en droit civil de l’Université McGill en 1958 avant d’obtenir, en 1960, un baccalauréat en lettres de l’Université Oxford, qu’il a fréquenté à titre de boursier de la fondation Rhodes. En 1960, il a été admis au Barreau du Québec. Il pratique actuellement le droit à Montréal à titre de médiateur et d’arbitre indépendant. M. Fortier est l’ancien président de Norton Rose (anciennement Ogilvy Renault).
Durant sa brillante carrière dans le domaine juridique, M. Fortier a plaidé des causes importantes devant des tribunaux canadiens et internationaux ainsi que devant des tribunaux d’arbitrage. De 1984 à 1989, il a été membre de la Cour permanente d’arbitrage à La Haye. Il a aussi représenté le Canada dans le cadre de différends au sujet des frontières maritimes avec les États-Unis (1984) et avec la France (1991). Il a également été avocat-conseil pour de nombreuses commissions royales et commissions d’enquête au Canada de même que négociateur pour le gouvernement du Québec avec la Nation crie.
Entre juillet 1988 et janvier 1992, M. Fortier a été l’ambassadeur et le représentant permanent du Canada auprès des Nations Unies à New York et il a été le délégué principal du Canada lors de quatre sessions de l’Assemblée générale. En 1989 et en 1990, il a représenté le Canada auprès du Conseil de sécurité des Nations Unies et a été élu président du Conseil en 1989. Les réalisations professionnelles de M. Fortier ont été reconnues lors de sa nomination à titre de conseiller de la Reine (1976) et de son élection à titre de président national de l’Association du Barreau canadien (1982). En mai 2012, il a été nommé président du Conseil des sanctions de la Banque mondiale.
En plus d’avoir été administrateur de nombreuses sociétés canadiennes, dont la Banque Royale du Canada et TransCanada PipeLines Limited, M. Fortier est l’ancien président du conseil d’Alcan Inc. et l’ancien gouverneur de la Compagnie de la Baie d’Hudson.
En 1984, M. Fortier a été nommé officier de l’Ordre du Canada et en 1991, il a été promu au rang de compagnon, le rang le plus élevé de l’Ordre. En 2006, il a été nommé officier de l’Ordre national du Québec. Il a également reçu de nombreux diplômes honorifiques de la part de grandes universités du Canada.
Pierre Blais a été nommé le 1 mai 2015 au Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSARS).
M. Blais est né à Berthier-sur-Mer, le 30 décembre 1948. Il est le fils d’Edmond Blais et de Marguerite Mercier.
Il a étudié au Collège Ste-Anne-de-la-Pocatière et obtenu ensuite un baccalauréat ès arts à l’Université Laval, en 1968, et une licence en droit de l’Université Laval, en 1976. Il a ensuite été admis au Barreau du Québec en 1977, et au Barreau de l’Ontario en 1993.
Il a ensuite travaillé comme avocat au sein de la firme Morin, Lemieux, Blais, de 1977 à 1984, à Montmagny. Il a agi comme chargé de cours au Cégep de la Pocatière en droit des affaires au cours des années 1980 et 1982. Au cours de cette période, il a été chargé de cours en droit commercial à l’Université du Québec à Rimouski, en 1980, et chargé de cours en législation industrielle (éthique et responsabilité professionnelle) à l’Université Laval, en 1983 et 1984, en plus d’agir comme chargé de cours pour l’Ordre des ingénieurs du Québec, également à l’Université Laval au cours de 1983 et 1984.
Élu député de Bellechasse à la Chambre des communes en 1984, il a par la suite été nommé secrétaire parlementaire du ministre de l’Agriculture et du vice-premier ministre pour accéder ensuite au Cabinet à titre de ministre d’État à l’Agriculture en 1987.
Par la suite, il a tour à tour été solliciteur général du Canada, ministre de la Consommation et des Affaires commerciales, ministre de la Justice, procureur général du Canada et président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Il quitte la politique en novembre 1993 pour devenir associé au sein de l’étude Langlois, Robert, devenue plus tard, Langlois, Gaudreau, ayant des bureaux à Montréal, Québec et Montmagny.
Au cours de sa carrière, à titre de ministre de 1987 à 1993, il a été membre de la plupart des comités du Cabinet, notamment du comité des priorités et de la planification, en plus d’agir à titre de président du comité spécial du Conseil et de vice-président du comité des opérations du gouvernement.
M. Blais a également eu une participation active sur le plan communautaire et social. Il a successivement participé, à titre d’administrateur, de vice-président et de président, à de nombreux organismes tels le Conseil de développement de la Côte-du-Sud, la Corporation culturelle Popularti, la Chambre de commerce Montmagny, le Club Richelieu Montmagny, la Caisse populaire de Berthier-sur-Mer, la Corporation Le havre de Berthier-sur-Mer, la Fondation de l’Hôtel-Dieu de Montmagny, la Fondation des services universitaires Chaudières-Appalaches, le Club export agro-alimentaire du Québec.
En tant que ministre de l’Agriculture et ministre de la Consommation et des Affaires commerciales, il a participé activement aux négociations visant l’accord du libre échange avec les États-Unis et l’accord du libre échange nord-américain avec les États-Unis et le Mexique, en plus de participer étroitement aux négociations du GATT à Genève et ce, de 1986 jusqu’à 1993.
Au cours de ces années, il a participé à de nombreuses missions politiques, économiques et commerciales aux États-Unis, en Europe, en Israël, au Mexique, en Chine et en Amérique du Sud.
M. Blais a été nommé juge de la division de première instance de la Cour fédérale du Canada le 23 juin 1998 et juge à la Cour d’appel des cours martiales du Canada le 3 décembre 1998, membre judiciaire du Tribunal de la concurrence en octobre 2002, et président du Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles en juillet 2007. Il a été également juge désigné par le juge en chef pour les matières de sécurité nationale de 2000 à 2008. D’ailleurs, il a complété en 2008, un « Fellowship » à l’Institute of Advanced Legal Studies de l’Université de Londres. Il s’agit d’une recherche comparative entre les tribunaux canadiens et anglais quant au traitement réservé à la preuve non divulguée, en matière de sécurité nationale. Il a été nommé juge de la Cour d’appel fédérale le 20 février 2008 et juge en chef de la Cour d’appel fédérale le 9 septembre 2009.
Le 16 juin 2014, il a pris sa retraite de la cour.
Il pratique le tennis, le vélo, la natation, la pêche, la lecture et écrit des romans policiers quand il en a le temps.
En vertu de l'article 7.1 de la Loi sur l’Office de surveillance en matière de sécurité nationale et de renseignement (Loi sur l’OSSNR), l’Office de surveillance peut déterminer la procédure à suivre dans l'exercice de ses attributions. Les procédures de l’Office de surveillance régissant ses enquêtes sur les plaintes sont formalisées par des Règles de procédure, qui peuvent être consultées ici :
Les normes de service de l’Office de surveillance prévoient des délais internes dans le cadre desquels certaines étapes d’enquête doivent être réalisées pour chaque type de plainte dans des circonstances normales. Les normes de service peuvent être consultées ici :
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