Réponse du gouvernement du Canada aux recommandations de l’examen de l’OSSNR des communications d’information par des institutions fédérales au titre de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada (« LCISC ») en 2022
| Recommandation de l’OSSNR | Conclusion(s) connexe(s) | Réponse du gouvernement | Justification |
|---|---|---|---|
| 1. L’OSSNR recommande que des ententes de communication d’information soient utilisées pour régir les communications régulières faites au titre de la LCISC entre AMC et le SCRS, entre IRCC et le SCRS et entre IRCC et le CST. | Constatation no 1 : L’OSSNR a constaté que le CST, le SCRS, AMC et IRCC font régulièrement usage de la LCISC d’une manière qui justifie la conclusion d’ententes de communication d’information, comme l’encourage l’alinéa 4c) de la LCISC. | D’accord |
Le gouvernement du Canada reconnaît la valeur des ententes d'échange de renseignements pour faciliter l'échange efficace et responsable de renseignements entre les institutions fédérales qui divulguent fréquemment des renseignements de nature similaire en vertu de la LCISC. En réponse à cette recommandation et en consultation avec les institutions bénéficiaires désignées dans le cadre de la LCISC, Sécurité publique Canada a élaboré un modèle d'entente d'échange de communication d’information. Ce modèle a été examiné par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et a été évalué spécifiquement contre LCISC, la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels, les dix principes de l’Association canadienne de normalisation du Code Modèle de la protection des renseignements personnels, les politiques, normes, directives et lignes directrices applicables du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et des pratiques exemplaires reconnues à l'échelle internationale. Sécurité publique Canada a diffusé ce modèle aux institutions fédérales, y compris celles nommées dans les conclusions et recommandations de l'OSSNR, afin qu'elles puissent l'adapter à leur environnement opérationnel unique et aux types de renseignements qu'elles divulguent et reçoivent fréquemment, tout en continuant à respecter la Charte, la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels, la LCISC, ainsi que d'autres politiques, lois et réglementations pertinentes. En outre, plusieurs ministères et agences ont déjà conclu des accords de partage d'informations pour faciliter la communication d'informations dans le cadre de la LCISC. Par exemple, le SCRS et l'AMC ont conclu un accord de partage d'informations en 2016 dans le cadre de la 1ere itération de la LCISC (le précurseur de la LCISC). Cet accord décrit les types d'informations que l'AMC peut partager avec le SCRS. Bien qu'il soit toujours en vigueur, il fait actuellement l'objet d'un examen pour s'assurer que son champ d'application reste d'actualité. Le SCRS et l'IRCC mènent actuellement des discussions préliminaires en vue d'établir un accord de partage d'informations pour traiter des divulgations dans le cadre de la LCISC. IRCC et le CST ont également signé récemment un accord de partage d'informations, comme l'a recommandé le rapport annuel de 2020 de la LCISC. |
|
2. L’OSSNR recommande à toutes les institutions fédérales de préparer un aperçu des documents afin de s’assurer de répondre aux exigences des paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC et de le lui faire parvenir accompagné d’une copie de la communication proprement dite et, s’il y a lieu, d’une copie de la demande.
|
Constatation no 2 : L’OSSNR a constaté que l’ASFC, le MDN/FAC et IRCC ont contrevenu au paragraphe 9(3) de la LCISC, car ils ne lui ont pas fourni tous les documents produits en vertu des paragraphes 9(1) et 9(2) dans les délais prescrits par la Loi. Constatation no 3 : L’OSSNR a constaté une amélioration des résultats en matière de conformité dans les cas où les ministères ont préparé des tableaux sommaires des communications présentant un aperçu des documents, conformément aux paragraphes 9(1) et 9(2) de la LCISC. Ces tableaux présentaient les caractéristiques suivantes :
|
D’accord |
Le gouvernement du Canada reconnaît l'importance de conserver des dossiers sur les divulgations et les reçus de la LCISC, comme l'exige la Loi. Sécurité publique Canada aide ses partenaires à adopter les meilleurs pratiques qui facilitent l'examen et améliorent la conformité. Les partenaires du gouvernement du Canada mettent en oeuvre les directives de Sécurité publique Canada d'une manière qui est conforme à la LCISC et qui correspond le mieux à leur mandat et à leurs procédures internes. En mars 2023, le Guide étape par étape de LCISC 2022 (« Guide LCISC 2022 ») a été mis à jour et publié sur la page Web publique de Sécurité publique Canada. Le Guide sur la LCISC 2022 comprend des modèles qui aident les institutions fédérales à respecter leurs exigences en matière de conservation de documents. Sécurité publique Canada continuera d'examiner et de mettre à jour les ressources existantes de la LCISC, y compris les conseils relatifs à la tenue des dossiers. Sécurité publique Canada a également fait circuler un modèle d'aperçu des dossiers que le NSIRA a trouvé particulièrement efficace au cours de son examen 2022. En outre, le SCRS a élaboré une politique claire et des lignes directrices ultérieures sur la manière de traiter et de documenter les divulgations d'informations conformément à la LCISC, y compris l'obligation de conserver une vue d'ensemble des dossiers avec un modèle associé. Ce modèle a été ajusté pour plus de clarté sur la base des commentaires de l'examen 2022 de l'OSSNR. L'ASFC et l’IRCC ont également examiné leurs pratiques opérationnelles et de déclaration actuelles en ce qui concerne la LCISC et procèdent aux ajustements fonctionnels nécessaires pour s'assurer qu'elles restent conformes lors des futures activités d'échange d'informations. |
|
3. L’OSSNR recommande que les institutions qui communiquent de l’information tiennent compte explicitement des exigences des alinéas 5(1)a) et 5(1)b) dans les documents qu’elles préparent au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC.
|
Constatation no 5 : L’OSSNR a constaté que plus de la moitié des descriptions fournies par l’ASFC et IRCC au titre de l’alinéa 9(1)e) de la LCISC ne faisaient pas explicitement état de leur certitude que la communication avait été autorisée en vertu de l’alinéa 5(1)b), c’est à dire qu’elle satisfaisait au critère de proportionnalité. Constatation no 6 : L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que les institutions qui communiquent de l’information ont montré qu’elles ont satisfait aux critères de contribution et de proportionnalité, conformément au paragraphe 5(1) de la LCISC. |
D’accord |
Le gouvernement du Canada reconnaît l'importance des critères de contribution et de proportionnalité de la LCISC aux articles 5(1)a) et 5(1)b), respectivement. De même, il reconnaît la nécessité pour les institutions divulgatrices de démontrer qu'elles satisfont à ces deux articles pour chaque divulgation en fournissant à l'OSSNR une description des renseignements sur lesquels elles se sont appuyées pour s'assurer que la divulgation était autorisée en vertu de la LCISC. En publiant le Guide 2022 sur la LCISC et en organisant des séances de formation, Sécurité publique Canada a donné des conseils aux institutions fédérales pour s'assurer que les critères de contribution et de proportionnalité sont respectés lors de la divulgation d'informations en vertu de la LCISC. Récemment, IRCC a ajouté une nouvelle section " Proportionnalité " à son modèle de la LCISC pour exiger que le fonctionnaire délégué documente sa satisfaction que la communication d’information est autorisée en vertu de l'article 5(1)(b) avant de divulguer des renseignements personnels à une institution destinataire. En plus de devoir satisfaire aux critères de contribution et de proportionnalité, le SCRS évalue de manière indépendante son pouvoir de recueillir et de conserver la communication d’information en vertu de la Loi sur le SCRS en tant qu'institution destinataire. Cela inclut l'obligation pour le SCRS de s'assurer que la collecte et la conservation d'une divulgation sous la LCISC sont conformes à toutes les lois pertinentes, y compris la Loi visant à éviter la complicité dans les cas de mauvais traitements infligés par des entités étrangères. La procédure de la LCISC publiée en 2022 comprend des instructions sur le traitement des divulgations qui n'atteignent pas le seuil de collecte du SCRS, en veillant à ce que la divulgation soit correctement documentée et détruite. |
| 4. L’OSSNR recommande aux institutions fédérales qui envisagent d’avoir recours à des communications proactives en vertu de la LCISC de contacter l’institution destinataire avant de procéder afin d’éclairer leurs évaluations au titre du paragraphe 5(1). | Constation no 7 : L’OSSNR a constaté qu’AMC s’était assuré du respect du critère de contribution de l’alinéa 5(1)a) de la LCISC sur la base d’une mauvaise compréhension du mandat de sécurité nationale du destinataire dans deux cas. | D’accord |
Le gouvernement du Canada reconnaît la valeur des discussions générales informelles avant les divulgations dans le cadre de la LCISC. Le Guide sur la LCISC 2022 souligne l'importance des consultations préliminaires de haut niveau entre les institutions divulgatrices et les institutions bénéficiaires avant une divulgation qui ne constitue pas en soi une divulgation. Le guide précise que la communication informelle ne doit inclure que suffisamment d'informations générales pour s'assurer que les seuils de contribution et de proportionnalité de la LCISC sont atteints avant de procéder à une divulgation. L'annexe F du Guide sur la LCISC 2022 décrit les mandats de sécurité nationale des institutions bénéficiaires désignées dans le cadre de la LCISC. Sécurité publique Canada s'efforce de tenir les mandats à jour afin d'aider les institutions divulgatrices à effectuer l'évaluation requise en vertu du paragraphe 5(1). |
|
5. L’OSSNR recommande à toutes les institutions qui communiquent de l’information d’inclure les déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le document où se trouve l’information communiquée.
|
Constatation no 8 : L’OSSNR a constaté, dans l’échantillon des communications à l’étude, que l’ASFC et AMC (dans une et deux communications, respectivement) n’avaient pas respecté l’exigence prévue au paragraphe 5(2) de la LCISC, qui consiste à fournir une déclaration concernant l’exactitude et la fiabilité. Constatation no 9 : L’OSSNR a constaté, en ce qui concerne les autres communications faisant partie de l’échantillon, qu’AMC, IRCC et la GRC incluaient leurs déclarations concernant l’exactitude et la fiabilité dans le corps des communications, tandis que l’ASFC fournissait ses déclarations dans les lettres d’accompagnement des communications. |
D’accord |
Le gouvernement du Canada note que le fait de fournir des déclarations sur l'exactitude et la fiabilité de la manière dont l'information a été obtenue dans une lettre d'accompagnement ou dans la divulgation elle-même répond à l'exigence législative du paragraphe 5(2) selon laquelle les institutions divulgatrices doivent fournir une telle déclaration. Le gouvernement du Canada reconnaît la valeur ajoutée de l'inclusion des déclarations dans la divulgation elle-même, en particulier dans le cas d'une divulgation ultérieure. Sécurité publique Canada mettra à jour ses directives pour refléter cette meilleure pratique. |
|
6. L’OSSNR recommande aux institutions fédérales de revoir leurs processus administratifs pour l’envoi et la réception de communications d’information au titre de la LCISC, en plus de modifier leurs pratiques qui entraînent des retards.
|
Constatation no 10 : L’OSSNR a constaté que le MDN/FAC a détruit des renseignements personnels au titre du paragraphe 5.1(1) de la LCISC, mais n’a pas respecté l’exigence selon laquelle cela doit être fait « dès que possible après leur réception ». Constatation no 11 : L’OSSNR a constaté des retards, en relation d’au moins 20 % des communications (n=34), entre le moment où une communication a été autorisée et le moment où la personne désignée par le responsable de l’institution destinataire l’a reçue. |
D’accord |
Le gouvernement du Canada reconnaît la nécessité de détruire les informations inutiles dès que possible dans le cadre de la LCISC, ainsi que la valeur des divulgations opportunes. Les institutions du gouvernement du Canada ont chacune leurs propres systèmes, normes et procédures pour l'envoi et la réception d'informations par voie physique ou électronique. Les ministères et les agences s'efforceront de revoir leurs propres processus afin de s'assurer que les informations sont traitées de manière efficace et appropriée, conformément à la LCISC et à d'autres lois. |
