Foire aux questions (FAQ) d'enquêtes
Qui peut déposer une plainte et combien cela coûte-t-il ?
N’importe qui peut déposer une plainte auprès de l’OSSNR. Il n’y a pas de frais associés au dépôt d’une plainte.
Combien de temps ai-je pour déposer une plainte ?
Lorsque vous présentez une plainte concernant le refus ou la révocation d’une habilitation de sécurité, vous devez présenter votre plainte dans les 30 jours suivant la réception de l’avis émis par le ministère responsable du refus ou de la révocation de votre habilitation de sécurité. Si vous présentez votre plainte en dehors du délai de 30 jours, vous devez indiquer les raisons du retard sur votre formulaire de plainte (Formulaire 18). L’OSSNR a le pouvoir d’accepter une plainte après le délai de 30 jours et examinera les raisons du retard dans la prise de cette décision.
Que devez-vous inclure dans votre plainte ?
Votre plainte est réputée reçue lorsque vous soumettez tous les documents requis. Par exemple, si vous déposez une plainte contre le SCRS (règle 5.03), vous devez fournir ce qui suit :
- Formulaire 16;
- Une copie de la lettre de plainte que vous avez envoyée au directeur du SCRS
- Une copie de la réponse du directeur, le cas échéant
- Une déclaration indiquant que vous êtes insatisfait de la réponse du directeur ou une déclaration indiquant qu’un délai de plus de soixante (60) jours s’est écoulé depuis que vous lui avez envoyé une plainte écrite.
Si vous déposez une plainte contre le CST (règle 5.04), vous devez fournir ce qui suit :
- Formulaire 17;
- Une copie de la lettre que vous avez envoyée au chef du CST
- Une copie de la réponse du chef, le cas échéant
- Une déclaration indiquant que vous êtes insatisfait de la réponse du chef ou une déclaration indiquant qu’un délai de plus de soixante (60) jours s’est écoulé depuis que vous lui avez envoyé une plainte écrite
Si vous présentez une plainte concernant le refus ou la révocation de votre habilitation de sécurité (règle 5.05), vous devez fournir ce qui suit :
- Formulaire 18;
- Une copie de l’avis du ministère responsable vous informant de la décision de refuser ou de révoquer votre habilitation de sécurité.
Si votre plainte contre la GRC a été renvoyée à l’OSSNR par la CCETP, la plainte est réputée reçue dès la réception de l’avis de la CCETP à l’OSSNR.
Puis-je déposer une plainte pour une autre personne ?
Vous devez fournir une autorisation écrite afin d’avoir le droit d’agir au nom d’une autre personne. Le nom du représentant autorisé peut être indiqué sur le formulaire de plainte ou sur un formulaire séparé si la plainte est déjà déposée.
Est-il possible d’apporter des modifications à ma plainte une fois qu’elle est déposée ?
Oui, vous pouvez le faire (règle 16). Si vous souhaitez modifier votre plainte, vous devez en faire la demande par écrit au greffier.
J’ai déposé ma plainte. Que puis-je en retirer ?
Si l’OSSNR détermine qu’il a le mandat d’enquêter sur votre plainte, le membre désigné mènera une enquête et pourra formuler des conclusions et des recommandations dans le rapport final, le cas échéant. Le membre désigné ne peut rendre une ordonnance corrective, telle qu’une compensation financière, ou ordonner à un ministère de payer des dommages-intérêts. Le membre désigné ne peut non plus ordonner au gouvernement de payer les dépens de la plainte.
L’OSSNR peut-il refuser d’enquêter sur ma plainte ? Que se passe-t-il si l’OSSNR détermine qu’il n’a pas compétence pour enquêter sur ma plainte ?
Si l’Office de surveillance détermine que votre plainte ne relève pas de son mandat, l’OSSNR n’enquêtera pas sur votre plainte et votre dossier de plainte sera fermé. Une lettre de décision sera envoyée aux parties.
Où et comment les entrevues d’enquête sont-elles menées ?
Si l’OSSNR organise une entrevue d’enquête, cette dernière est généralement tenue par vidéoconférence. Avant de planifier l’entrevue, l’OSSNR prendra en notes vos disponibilités et examinera les questions de procédure avec vous afin que vous soyez prêt pour l’entrevue.
Combien de temps durera l’ensemble du processus ?
Le temps requis pour mener une enquête varie selon la complexité de l’affaire. Pendant la pandémie de COVID-19, les limitations du travail en personne ont eu une incidence sur le processus d’enquête sur les plaintes. Contrairement à de nombreuses autres procédures administratives, les enquêtes sur les plaintes nécessitent que des personnes soient présentes sur place en raison de la nature classifiée des renseignements pertinents. Certaines enquêtes ont été retardées pendant la pandémie et pourraient nécessiter plus de temps. L’OSSNR s’efforce de trouver des approches novatrices pour continuer à faire progresser ses enquêtes et à réaliser des gains d’efficience afin d’améliorer la rapidité à laquelle ses enquêtes sur les plaintes sont effectuées. L’OSSNR s’engage à traiter chaque plainte dans les meilleurs délais et sans formalisme, et ce, en temps opportun et de façon efficace.
Quand est-il possible d’avoir recours à un règlement à l’amiable ?
Une partie (vous ou le ministère responsable) ou le membre désigné peut demander qu’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable soit tenue à tout moment pendant le processus.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Si une partie ou le membre assigné demande la tenue d’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable, le greffier peut communiquer avec les parties pour connaître leur disponibilité et leur volonté de participer aux discussions sur le règlement. Une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable est une rencontre informelle et confidentielle entre vous, le ministère responsable et un membre indépendant de l’OSSNR.
Le rôle du membre indépendant de l’OSSNR au cours d’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable est de donner aux parties l’occasion de mieux comprendre ce qui les a placées dans une situation de conflit et de faciliter les discussions entourant le règlement d’une partie ou de la totalité des questions dans une plainte. Si la plainte est résolue de façon informelle, les modalités du règlement à l’amiable doivent être établies par écrit et signées par toutes les parties (règle 10).
Un règlement à l’amiable est-il une étape obligatoire du processus de traitement des plaintes ?
Il ne s’agit pas d’une étape obligatoire. Pour qu’un règlement à l’amiable ait lieu, les deux parties doivent s’entendre et participer aux discussions sur le règlement « sous toutes réserves ». Cela signifie que les déclarations faites au cours des discussions sur le règlement ne peuvent être utilisées comme éléments de preuve dans le cadre de l’enquête.
Que se passe-t-il si ma plainte est réglée ?
Si votre plainte est résolue, vous et l’autre partie signerez un avis de règlement et votre dossier de plainte sera considéré comme clos.
Que se passe-t-il si ma plainte n’est pas réglée ?
Si un règlement n’est pas conclu lors rencontre en vue d’un règlement à l’amiable, un autre membre sera chargé de votre plainte afin de mener une enquête complète. Cela dit, les parties peuvent consentir à ce que le même membre enquête sur la plainte.
