Le processus d'examen de l’OSSNR est rigoureux et ses membres sont soutenus par une équipe d'examinateurs professionnels et de juristes.
Les examens prennent la forme d’importants projets intensifs nécessitant des centaines d’heures de travail et s’échelonnant sur plusieurs mois. L’OSSNR obtient des documents papier et sur support électronique provenant des organismes visés par les examens, et complète ces renseignements en réalisant des séances d’information et des rencontres avec les parties prenantes et les employés concernés. Toutes ces données sont soigneusement analysées. Les examens sont fréquemment de nature itérative, les informations reçues soulevant des questions qui, à leur tour, déclenchent de nouvelles demandes d’informations et des séances d’informations, et ainsi de suite. L’OSSNR est légalement autorisé à accéder sans entrave à tous les renseignements détenus par les ministères et les organismes fédéraux ou relevant de ces entités. Les documents confidentiels du Cabinet sont la seule exception.
Dans le cadre des examens menés, l’OSSNR peut formuler toutes les conclusions et recommandations qu’il juge appropriées. Celles-ci portent fréquemment sur le respect de la loi et des instructions et directives ministérielles applicables, ou sur le caractère raisonnable des mesures prises par les ministères et la nécessité de celles-ci. Les recommandations de l’OSSNR ne sont pas contraignantes, mais l’Office suit les progrès réalisés par les ministères en vue de combler les lacunes et de répondre aux recommandations.
Lorsque l’OSSNR conclut un examen, le document classifié qui en résulte est envoyé par les membres de l’OSSNR au(x) ministre(s) responsable(s). Chaque année, l’OSSNR présente au premier ministre un rapport portant sur ses activités pour l’année civile précédente et sur les conclusions et les recommandations qu’il a formulées durant cette dernière. Les ministères et organismes ont la possibilité de répondre aux recommandations de l'OSSNR; ces réponses figurent dans le rapport qui est par la suite déposé au Parlement par le Premier ministre et publié sur le site Web de l'OSSNR.
