Contexte
L’OSSNR fait partie intégrante de la structure de reddition de compte en matière de sécurité nationale et de renseignement créée par le Parlement pour accroître la confiance du public à l’égard du fait que les activités fédérales en ces matières font l’objet d’un examen rigoureux. L’OSSNR a le devoir de s’acquitter de son mandat et de faire rapport au Parlement et à tous les Canadiens de manière indépendante, transparente et en temps utile. La Loi de L’OSSNR confère à l’OSSNR le pouvoir de déterminer ses processus ainsi que ses propres procédures. En ce qui concerne les examens, la Loi de L’OSSNR lui accorde le droit d’accéder en temps opportun à toute information en la possession ou qui relèvent de tout ministère (à l’exception des documents confidentiels du Cabinet) et de recevoir de la part du ministère tout document et toute explication que l’OSSNR juge nécessaires. Lorsque les entités examinées ne facilitent pas le plein exercice de ces droits, elles sont responsables d’un manquement en ce qui a trait à la reddition de compte qui leur incombe et elles peuvent alors manquer à leurs obligations légales. L’OSSNR a l’intention de rendre compte publiquement de la collaboration de chaque agence et ministère en ce qui a trait à ses demandes d’accès à l’information, à la rapidité à laquelle les divulgations sont faites et à la réponse globale au processus d’examen. Les principes suivants constituent la base des attentes de l’OSSNR.
Date de publication :
Accès
L’accès sans entrave à l’information est essentiel pour effectuer les examens en temps opportun. Les pouvoirs statutaires de l’OSSNR doivent être pleinement mis en oeuvre dans la pratique.
L’OSSNR s’attend à ce que les entités examinées :
- Donnent à l’OSSNR un accès complet et sans entrave aux informations que l’OSSNR détermine comme requis pour effectuer ses examens, notamment l’accès aux dossiers physiques, aux documents numériques et aux systèmes d’information.
- Facilitent et mettent en oeuvre le niveau d’accès requis par l’OSSNR, notamment l’accès direct complet et indépendant aux systèmes, aux répertoires et aux documents, tel que déterminé uniquement par l’OSSNR.
Divulgations
Par souci d’efficacité, l’OSSNR envoie des demandes d’information adaptées sur mesure aux entités examinées afin d’obtenir les dossiers à l’appui des examens. Étant donné que seul l’OSSNR a le droit de déterminer ce qui est pertinent pour ses examens, le processus de réponse aux demandes doit être transparent et franc pour veiller à ce que l’OSSNR ne soit pas assujetti aux décisions de pertinence prises par l’entité examinée. L’OSSNR doit également être informé de l’existence de dossiers ou de répertoires pouvant appuyer des demandes supplémentaires.
L’OSSNR s’attend à ce que les entités examinées :
- Assurent la divulgation complète, exacte et franche de toutes les informations en réponse à toute demande d’information de l’OSSNR, de façon continue jusqu’à la fin de l’examen en question.
- En cas de doute, favorisent l’inclusion d’information, ou demandent des instructions à l’OSSNR en décrivant la nature de l’incertitude et le contexte du dossier en question.
- Divulguent les dossiers dans leur forme originale non modifiée, à moins d’une entente avec l’OSSNR.
- Divulguent les informations de manière organisée, interrogeable, et susceptible d’identification et dans un format qui permet l’analyse et la production de rapports.
- Consultent le Bureau du Conseil privé avant de refuser de divulguer des informations au motif qu’il s’agit de renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine et fournissent à l’OSSNR la confirmation écrite du BCP sur l’état de ces informations.
- Divulguent l’information dans les délais demandés par l’OSSNR. Lorsque l’entité examinée n’est pas en mesure de respecter un échéancier, l’OSSNR s’attend à recevoir des observations écrites décrivant les motifs pour lesquels une prorogation du délai est demandée. L’OSSNR déterminera ensuite si la prolongation est accordée ou non.
Vérification
La vérification de l’intégrité des informations est une condition préalable fondamentale d’un examen indépendant. L’OSSNR doit vérifier que l’information fournie est complète dans le contexte de chacun des examens et il formulera des commentaires en conséquence dans une déclaration de confiance intégrée au rapport d’examen.
L’OSSNR s’attend à ce que les entités examinées :
- Fournissent sur demande une liste des termes de recherche utilisés ainsi que les répertoires consultés pour la collecte des informations fournies à l’appui d’un examen.
- Collaborent avec l’OSSNR pour mettre en oeuvre des processus qui lui permettront de vérifier de façon indépendante et exhaustive que les informations fournies à l’appui d’un examen sont complètes et exactes, y compris la capacité de vérifier que les recherches d’information sont complètes, à la satisfaction de l’OSSNR.
