Cohérence. Équité. Rapidité.

Chaque enquête sur une plainte de l’OSSNR est menée par un membre (ou des membres) désigné par le vice-président de l’OSSNR. Le membre désigné est chargé de prendre les décisions concernant l’enquête, avec l’aide de la section des enquêtes de l’OSSNR. La section des enquêtes de l’OSSNR comprend une équipe juridique composée d’employés du greffe et de conseillers juridiques qui appuient les membres de l’OSSNR chargés d’enquêter sur les plaintes. Le personnel du greffe assure la liaison avec le public et les plaignants et agit à titre d’intermédiaire entre l’OSSNR et les parties. Toutes les lettres, la correspondance par courriel et les documents relatifs aux plaintes reçus et envoyés par l’OSSNR passent par le greffier. L’équipe juridique de l’OSSNR aide les membres de l’OSSNR dans leur rôle d’enquêteur en tant que décideurs indépendants pendant une enquête. Ils veillent à ce que le membre désigné dispose des renseignements factuels les plus complets et les plus exacts concernant une plainte. Dans le cadre d’une enquête, les membres désignés examinent les preuves documentaires présentées par les parties et, s’ils le jugent nécessaire, ils procèdent à une entrevue d’enquête auprès des témoins et/ou ils tiennent une audience sur une partie ou sur la totalité des questions. Le membre désigné peut émettre des directives procédurales tout au long de l’enquête. Une fois l’enquête terminée, le membre désigné fournira aux parties un rapport final qui décrit les conclusions et les recommandations que l’OSSNR a formulées au sujet de la plainte. L’OSSNR peut tirer des conclusions, mais elle n’a pas le pouvoir de rendre des décisions réparatrices contraignantes, comme une compensation financière.

N’importe qui peut déposer une plainte auprès de l’OSSNR. Il n’y a pas de frais associés au dépôt d’une plainte.

Lorsque vous déposez une plainte contre le SCRS ou le CST, vous ne pouvez la déposer qu’après un délai de 60 jours suivant la date à laquelle vous avez envoyé une lettre de plainte au directeur du SCRS ou au chef du CST, selon le cas.

Lorsque vous présentez une plainte concernant le refus ou la révocation d’une habilitation de sécurité, vous devez présenter votre plainte dans les 30 jours suivant la réception de l’avis émis par le ministère responsable du refus ou de la révocation de votre habilitation de sécurité. Si vous présentez votre plainte en dehors du délai de 30 jours, vous devez indiquer les raisons du retard sur votre formulaire de plainte (Formulaire 18). L’OSSNR a le pouvoir d’accepter une plainte après le délai de 30 jours et examinera les raisons du retard dans la prise de cette décision.

Vous pouvez déposer une plainte en envoyant le formulaire approprié en vertu de la règle 5.01 ainsi que les documents requis (règles 5.03, 5.04 et 5.05) au greffier de l’OSSNR par la poste ou par messagerie. Si vous préférez déposer votre plainte par voie électronique, l’OSSNR exigera votre consentement écrit, car vous fournirez vos renseignements personnels.

Votre plainte est réputée reçue lorsque vous soumettez tous les documents requis. Par exemple, si vous déposez une plainte contre le SCRS (règle 5.03), vous devez fournir ce qui suit :

• Formulaire 16;
• Une copie de la lettre de plainte que vous avez envoyée au directeur du SCRS
• Une copie de la réponse du directeur, le cas échéant
• Une déclaration indiquant que vous êtes insatisfait de la réponse du directeur ou une déclaration indiquant qu’un délai de plus de soixante (60) jours s’est écoulé depuis que vous lui avez envoyé une plainte écrite.

Si vous déposez une plainte contre le CST (règle 5.04), vous devez fournir ce qui suit :

• Formulaire 17;
• Une copie de la lettre que vous avez envoyée au chef du CST
• Une copie de la réponse du chef, le cas échéant
• Une déclaration indiquant que vous êtes insatisfait de la réponse du chef ou une déclaration indiquant qu’un délai de plus de soixante (60) jours s’est écoulé depuis que vous lui avez envoyé une plainte écrite

Si vous présentez une plainte concernant le refus ou la révocation de votre habilitation de sécurité (règle 5.05), vous devez fournir ce qui suit :

• Formulaire 18;
• Une copie de l’avis du ministère responsable vous informant de la décision de refuser ou de révoquer votre habilitation de sécurité.

Si votre plainte contre la GRC a été renvoyée à l’OSSNR par la CCETP, la plainte est réputée reçue dès la réception de l’avis de la CCETP à l’OSSNR.

Oui, vous pouvez déposer une plainte si vous êtes actuellement à l’extérieur du Canada. Il est également possible de déposer une plainte si vous résidez à l’extérieur du Canada.

Vous devez fournir une autorisation écrite afin d’avoir le droit d’agir au nom d’une autre personne. Le nom du représentant autorisé peut être indiqué sur le formulaire de plainte ou sur un formulaire séparé si la plainte est déjà déposée.

La première étape d’une plainte consiste à déterminer si l’OSSNR a la compétence (ou le mandat) d’enquêter sur la plainte (règle 7). Lors de la réception d’une plainte, le greffier vous avisera que votre plainte est réputée reçue et avisera le ministère responsable qu’une plainte a été reçue. Un membre désigné effectuera un examen indépendant de la plainte afin de déterminer si l’OSSNR a compétence pour enquêter sur la plainte. L’Office de surveillance peut demander aux parties de fournir des observations sur la compétence de l’Office de surveillance à enquêter sur la plainte lorsque le membre désigné estime que cela est nécessaire pour déterminer la compétence de l’OSSNR. Pour déterminer si elle a compétence relativement à une plainte déposée à l’encontre du CST, du SCRS ou de la GRC, l’OSSNR enquête de façon indépendante (et vérifie) vos allégations. L’OSSNR fournit une lettre de décision aux parties pour leur faire savoir si l’OSSNR enquêtera sur la plainte. Si une partie n’est pas satisfaite de la décision de l’OSSNR, elle peut demander à la Cour fédérale de l’examiner. Pour ce faire, elle doit déposer une demande de contrôle judiciaire auprès de la Cour fédérale du Canada dans les 30 jours suivant la première communication de la décision par l’OSSNR aux parties. Veuillez consulter les Règles des Cours fédérales — https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/reglements/DORS-98-106/.

Oui, vous pouvez le faire (règle 16). Si vous souhaitez modifier votre plainte, vous devez en faire la demande par écrit au greffier.

Si l’OSSNR détermine qu’il a le mandat d’enquêter sur votre plainte, le membre désigné mènera une enquête et pourra formuler des conclusions et des recommandations dans le rapport final, le cas échéant. Le membre désigné ne peut rendre une ordonnance corrective, telle qu’une compensation financière, ou ordonner à un ministère de payer des dommages-intérêts. Le membre désigné ne peut non plus ordonner au gouvernement de payer les dépens de la plainte.

Un membre procède à un examen indépendant de votre plainte. L’OSSNR doit déterminer si votre plainte relève de son mandat.

Par exemple, si vous avez déposé une plainte contre le SCRS (article 16 de la Loi sur l’OSSNR) ou le CST (article 17 de la Loi sur l’OSSNR), l’Office de surveillance décidera d’enquêter sur la plainte si :

- Vous avez déposé une plainte auprès du directeur ou du chef, selon le cas, relativement à cette activité et vous n’avez pas reçu de réponse dans un délai que l’Office de surveillance juge raisonnable ou vous n’êtes pas satisfait de la réponse donnée

- L’Office de surveillance est convaincu que votre plainte n’est pas frivole, vexatoire, sans objet ou entachée de mauvaise foi.

Si votre plainte contre la GRC a été renvoyée à l’OSSNR (article 19 de la Loi sur l’OSSNR), l’Office de surveillance doit enquêter sur votre plainte si elle est convaincue que celle-ci n’est pas frivole, vexatoire, sans objet ou entachée de mauvaise foi.

Si vous avez déposé une plainte concernant le refus ou la révocation de votre habilitation de sécurité, l’Office de surveillance doit enquêter sur votre plainte si :

• Vous êtes une personne visée par le paragraphe 18 (1) de la Loi sur l’OSSNR à qui on a refusé une habilitation de sécurité

• On vous a refusé un contrat de fourniture de biens ou de services au gouvernement du Canada uniquement en raison du refus d’une habilitation de sécurité. Veuillez noter que la Loi sur l’OSSNR confère la compétence à l’OSSNR seulement lorsqu’une personne s’est vu refuser un contrat avec le gouvernement. L’OSSNR n’a pas compétence lorsque la plainte est déposée par un employé ou un sous-traitant d’un entrepreneur qui s’est vu refuser un contrat. L’OSSNR n’a pas non plus compétence lorsqu’un employé ou un sous-traitant perd son emploi ou un contrat avec un employeur ou un client du secteur privé en raison du refus d’une habilitation de sécurité. Dans ce dernier cas, les plaignants devraient demander conseil pour savoir si un contrôle judiciaire devant la Cour fédérale est possible.

Si l’Office de surveillance détermine que votre plainte ne relève pas de son mandat, l’OSSNR n’enquêtera pas sur votre plainte et votre dossier de plainte sera fermé. Une lettre de décision sera envoyée aux parties.

L’Office de surveillance mènera son enquête en examinant les preuves documentaires et, au besoin, en menant des entrevues d’enquête (règle 8).

L’Office de surveillance demandera d’abord des preuves documentaires aux parties (règle 9). Cette demande sera incluse dans la lettre de décision indiquant que l’Office de surveillance enquêtera sur votre plainte. Cette lettre précise également quel membre a été chargé d’enquêter sur votre plainte.

Après avoir examiné les éléments de preuve, le membre désigné déterminera s’il doit mener des entrevues d’enquête auprès des témoins et/ou si une audience est nécessaire.

Si l’OSSNR organise une entrevue d’enquête, cette dernière est généralement tenue par vidéoconférence. Avant de planifier l’entrevue, l’OSSNR prendra en notes vos disponibilités et examinera les questions de procédure avec vous afin que vous soyez prêt pour l’entrevue.

Votre dossier n’est pas ouvert au public. Chaque enquête est menée en privé (paragraphe 25 (1) de la Loi sur l’OSSNR). Sauf si vous êtes représenté par un avocat ou si vous avez donné votre consentement écrit pour être représenté par une autre personne, vous serez la seule personne interrogée. S’il y a une audience, le ministère responsable sera présent et pourra présenter des éléments de preuve à l’OSSNR. Que l’OSSNR mène des entrevues ou des audiences, toutes les procédures se déroulent à huis clos.

Vous pouvez demander la prolongation d’un délai en présentant une requête à l’Office de surveillance (règle 3.02). Toutefois, vous pouvez commencer par présenter une demande informelle de prolongation, par écrit, au greffier (règle 13.03).  

Le temps requis pour mener une enquête varie selon la complexité de l’affaire. Pendant la pandémie de COVID-19, les limitations du travail en personne ont eu une incidence sur le processus d’enquête sur les plaintes. Contrairement à de nombreuses autres procédures administratives, les enquêtes sur les plaintes nécessitent que des personnes soient présentes sur place en raison de la nature classifiée des renseignements pertinents. Certaines enquêtes ont été retardées pendant la pandémie et pourraient nécessiter plus de temps. L’OSSNR s’efforce de trouver des approches novatrices pour continuer à faire progresser ses enquêtes et à réaliser des gains d’efficience afin d’améliorer la rapidité à laquelle ses enquêtes sur les plaintes sont effectuées. L’OSSNR s’engage à traiter chaque plainte dans les meilleurs délais et sans formalisme, et ce, en temps opportun et de façon efficace.

Une partie (vous ou le ministère responsable) ou le membre désigné peut demander qu’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable soit tenue à tout moment pendant le processus.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Si une partie ou le membre assigné demande la tenue d’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable, le greffier peut communiquer avec les parties pour connaître leur disponibilité et leur volonté de participer aux discussions sur le règlement. Une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable est une rencontre informelle et confidentielle entre vous, le ministère responsable et un membre indépendant de l’OSSNR.

Le rôle du membre indépendant de l’OSSNR au cours d’une rencontre en vue d’un règlement à l’amiable est de donner aux parties l’occasion de mieux comprendre ce qui les a placées dans une situation de conflit et de faciliter les discussions entourant le règlement d’une partie ou de la totalité des questions dans une plainte. Si la plainte est résolue de façon informelle, les modalités du règlement à l’amiable doivent être établies par écrit et signées par toutes les parties (règle 10).

Un règlement à l’amiable est-il une étape obligatoire du processus de traitement des plaintes ?

Il ne s’agit pas d’une étape obligatoire. Pour qu’un règlement à l’amiable ait lieu, les deux parties doivent s’entendre et participer aux discussions sur le règlement « sous toutes réserves ». Cela signifie que les déclarations faites au cours des discussions sur le règlement ne peuvent être utilisées comme éléments de preuve dans le cadre de l’enquête.

Que se passe-t-il si ma plainte est réglée ?

Si votre plainte est résolue, vous et l’autre partie signerez un avis de règlement et votre dossier de plainte sera considéré comme clos.

Que se passe-t-il si ma plainte n’est pas réglée ?

Si un règlement n’est pas conclu lors rencontre en vue d’un règlement à l’amiable, un autre membre sera chargé de votre plainte afin de mener une enquête complète. Cela dit, les parties peuvent consentir à ce que le même membre enquête sur la plainte.

Vous pouvez retirer votre plainte en tout temps (règle 15.01). Vous pouvez demander le retrait de votre plainte en avisant l’Office de surveillance par écrit. Vous recevrez la confirmation que votre dossier de plainte est maintenant clos.

L’OSSNR ne peut offrir d’aide juridique. Toutefois, l’OSSNR peut fournir des directives procédurales tout au long de l’enquête sur votre plainte afin d’assurer l’équité du processus. Vous pouvez solliciter la représentation d’un avocat à vos propres frais.

Vous pouvez consulter les règles de procédure de l’OSSNR, la Loi sur l’OSSNR, les renseignements sur les étapes à suivre pour chaque plainte et les organigrammes pour chaque plainte en cliquant sur les liens ci-dessus. Il est également possible d’obtenir d’autres renseignements généraux sur l’OSSNR en visitant les sections Ce que nous faisons et Qui nous sommes sur notre site Web.